Aprire una SRL senza entrare nello studio del notaio si può, ma solo a certe condizioni, e il notaio non sparisce: cambia il tavolo, non il controllo. La procedura esiste dal D.Lgs. 183/2021, che ha recepito la Direttiva (UE) 2019/1151 sugli strumenti digitali nel diritto societario: in vigore dal 14 dicembre 2021, operativa secondo il Consiglio Nazionale del Notariato dal 15. Questa guida segue la costituzione online dal punto di vista di chi fonda la società; se il dubbio a monte è quale società aprire, lo scioglie la guida alle forme societarie.
Chi può costituire una società online
L'art. 2 del D.Lgs. 183/2021 ammette che il notaio riceva per atto pubblico informatico l'atto costitutivo di SRL e SRLS con sede in Italia e capitale versato mediante conferimenti in denaro, con le parti, tutte o alcune, collegate in videoconferenza. La piattaforma è una sola, quella predisposta e gestita dal Consiglio Nazionale del Notariato: Zoom o Teams non sono un'alternativa. Per il resto il decreto rinvia alle regole dell'atto pubblico informatico già presenti nella legge notarile dal 2010 (artt. 47-bis, 47-ter e 52-bis della L. 89/1913).
Il perimetro è stretto. Rientrano la SRL ordinaria, anche con capitale sotto i 10.000 € (art. 2463, comma 4, c.c.), e la SRLS (art. 2463-bis c.c.). Restano fuori la SPA, le società di persone come SNC e SAS, le cooperative, e qualsiasi SRL in cui un socio conferisca un immobile, un'azienda o un credito. E la procedura del D.Lgs. 183/2021 vale per l'atto costitutivo, non per ciò che viene dopo: modifiche dello statuto, fusioni e trasformazioni seguono le forme ordinarie, anche se l'assemblea che le delibera, verbalizzata dal notaio, può tenersi con i soci collegati a distanza: come e a quali condizioni lo spiega la guida al verbale di assemblea. Quali altri atti si possono o non si possono fare a distanza lo riassume la guida all'atto notarile a distanza.
Contano anche i luoghi, e qui c'è il vantaggio vero per chi vive lontano. Il notaio riceve l'atto se almeno una delle parti ha la residenza o la sede legale nel territorio in cui può esercitare (la sua regione, o il distretto di corte d'appello), e lo riceve in ogni caso se tutte le parti risiedono fuori dall'Italia (art. 2, comma 4, del D.Lgs. 183/2021). Un gruppo di fondatori sparsi fra Milano, Londra e Berlino può quindi firmare lo stesso atto senza viaggi e senza procure.
Identità, firma, dispositivi
La legge chiede alla piattaforma di identificare le parti con mezzi di identificazione elettronica di livello «significativo» o «elevato» secondo il Regolamento UE 910/2014 (art. 8, par. 2, lett. b e c). In pratica, secondo il vademecum che il Notariato mette a disposizione dei comparenti, ognuno installa sul cellulare l'app NotaioID, scansiona la carta d'identità elettronica o il passaporto elettronico e ne legge il chip avvicinando il documento a uno smartphone con NFC; poi inserisce nell'app un codice che gli comunica il notaio. Il vademecum descrive solo queste due vie: chi non ha né la carta elettronica né il passaporto elettronico chieda al notaio se esistono alternative, purché di livello «significativo» o «elevato» come vuole la legge; altrimenti resta lo studio, o una procura.
L'atto si firma con firma digitale o con un'altra firma elettronica qualificata. Chi ce l'ha già la associa alla piattaforma: il vademecum elenca le firme remote di Aruba, Namirial, InfoCert e dello stesso Consiglio Nazionale del Notariato, oppure smart card e token USB. Chi collega la propria firma scarica e installa sul computer il software indicato dalla piattaforma («st agent»), e con il token USB deve anche attivare il dispositivo con il programma che vi è contenuto. Chi non ce l'ha non è escluso, perché la piattaforma ne permette il rilascio contestuale alle parti ai fini della sottoscrizione (art. 2, comma 2, del D.Lgs. 183/2021). In ogni caso la validità dei certificati la verifica e la attesta il notaio, attraverso la piattaforma (art. 2, comma 2, del D.Lgs. 183/2021; art. 47-ter, comma 3, della L. 89/1913).
Quanto all'attrezzatura: uno smartphone con NFC per il censimento, un cellulare su cui arriva il codice via SMS, un computer con webcam, microfono e browser per la seduta, e una connessione che regga un collegamento continuo, che la piattaforma per legge deve garantire insieme alla visualizzazione dell'atto e al tracciamento di ogni attività.
Come si svolge la stipula, e cosa succede dopo
Si parte come in studio. Il notaio raccoglie i dati dei soci, la denominazione, l'oggetto sociale, il capitale e le quote, il sistema di amministrazione e, per la SRL ordinaria, le clausole dello statuto; per la SRLS l'atto segue il modello standard del D.M. 23 giugno 2012, le cui clausole sono inderogabili (art. 2463-bis c.c.). Di solito la bozza circola prima della seduta, così le correzioni non si fanno davanti alla webcam.
Il capitale segue una regola propria. Nella procedura online i conferimenti si eseguono con bonifico sul conto corrente dedicato del notaio (art. 1, comma 63, della L. 147/2013), come prescrive l'art. 2 del D.Lgs. 183/2021. Le misure minime restano quelle del codice civile: nella SRL con capitale da 10.000 € in su va versato almeno il 25% dei conferimenti in denaro, ma l'intero importo se la società ha un socio unico (art. 2464 c.c.); sotto i 10.000 €, e nella SRLS, il capitale si versa per intero (artt. 2463 e 2463-bis c.c.).
Il giorno della firma ogni socio riceve una email con il link alla sessione, inserisce il codice che gli arriva via SMS ed entra in una sala d'attesa virtuale, finché il notaio non lo ammette in sala di stipula. Il notaio legge l'atto costitutivo e lo statuto, che le parti vedono sullo schermo, e risponde alle domande; finita la lettura si abilita il tasto di firma, e ciascuno firma con il PIN o con un codice OTP. Il notaio firma per ultimo. Se dubita dell'identità di qualcuno, o rileva problemi sulla capacità di agire o sul potere di rappresentare una società, interrompe la stipula e chiede la presenza fisica delle parti, o di alcune di esse (art. 2, comma 5).
Dopo la firma l'atto informatico è conservato nella struttura del Consiglio Nazionale del Notariato, dove vale come originale (art. 62-bis della L. 89/1913), e il resto va come in una costituzione tradizionale. Il notaio registra l'atto e lo deposita per l'iscrizione nel Registro delle imprese entro dieci giorni (art. 2330 c.c.). La società nasce come persona giuridica solo con l'iscrizione (art. 2331 c.c.): chi agisce in suo nome prima risponde personalmente. Anche gli obblighi del notaio restano quelli di sempre, dal controllo di legalità sull'atto all'adeguata verifica antiriciclaggio del D.Lgs. 231/2007.
Costi e limiti della via telematica
Il decreto non prevede agevolazioni fiscali: imposta di registro, bollo, diritti camerali, tassa annuale sui libri sociali e tassa d'archivio notarile sono quelli della costituzione in presenza. Per il nostro calcolatore, che usa gli stessi importi per le due modalità, il primo anno di una SRL ordinaria costa 2.733-4.563 € (onorario 1.500-3.000 € più IVA). Quello di una SRLS costa 629,87 € più il capitale, perché l'atto è esente da bollo e diritti di segreteria e l'onorario non è dovuto (art. 3, comma 3, del D.L. 1/2012), e per il calcolatore con l'onorario cade la tassa d'archivio, leggendo l'art. 7, comma 1, del D.M. 265/2012 (onorario escluso, tasse ridotte nella stessa proporzione); è una lettura non confermata, e con quella opposta si aggiungono 27,50 €. Voce per voce, con le differenze fra le Camere di commercio sul diritto annuale, le trovi nella guida su quanto costa costituire una SRL.
Sul compenso del notaio la via online ha una regola in più. Con i modelli uniformi approvati dal Ministero dello sviluppo economico nel 2022, redatti anche in inglese e pubblicati sui siti delle Camere di commercio, il compenso non può superare la metà di quello della Tabella C del D.M. 20 luglio 2012 (art. 2, comma 3, del D.Lgs. 183/2021). Con un atto costitutivo su misura il compenso si concorda come in studio. Eventuali voci aggiuntive per la seduta online vanno chiarite nel preventivo.
I limiti, messi in fila, sono tre. Il primo è il denaro: chi vuole conferire beni in natura torna in studio, anche perché serve la relazione giurata di stima (art. 2465 c.c.). Il secondo è la presenza personale: un socio che non può collegarsi e vuole farsi rappresentare deve conferire la procura con un atto separato, firmato davanti a un notaio (chi vive all'estero può rivolgersi a un notaio del posto, con apostille o legalizzazione, oppure al consolato italiano), perché per la procura la videoconferenza non è prevista e anche l'atto informatico si firma in presenza del notaio (art. 52-bis della L. 89/1913). Il terzo è pratico più che giuridico: con uno statuto articolato o patti parasociali da discutere clausola per clausola, un incontro in studio resta spesso la strada più comoda, e la guida SRL o SRLS aiuta a capire quanta personalizzazione serve davvero.
Per una stima sul tuo caso c'è il calcolatore dei costi di costituzione.