Il notaio in assemblea: una garanzia di legalità
Il diritto societario italiano assegna al notaio un ruolo che va oltre la semplice verbalizzazione: nelle assemblee in cui è richiesta la sua presenza, il notaio svolge un controllo di legalità sulle delibere adottate. Questo controllo, previsto dall'art. 2375 c.c. per le SPA e dall'art. 2480 c.c. per le SRL, rappresenta un filtro preventivo che verifica la conformità delle decisioni societarie alla legge e allo statuto prima della loro iscrizione nel Registro delle Imprese.
Assemblee di SPA: quando il notaio è obbligatorio
Nelle società per azioni, la presenza del notaio è obbligatoria per le assemblee straordinarie (art. 2375, comma 2, c.c.). Il verbale dell'assemblea straordinaria deve essere redatto dal notaio nella forma dell'atto pubblico.
Le materie riservate all'assemblea straordinaria della SPA comprendono:
- Modifiche dello statuto sociale (denominazione, sede, oggetto sociale, durata)
- Aumento e riduzione del capitale sociale
- Emissione di obbligazioni
- Conferimento di deleghe all'organo amministrativo per l'aumento del capitale
- Nomina, sostituzione e poteri dei liquidatori
- Trasformazione, fusione e scissione
- Trasferimento della sede all'estero
- Emissione di azioni speciali o strumenti finanziari partecipativi
- Modifica dei diritti attribuiti alle diverse categorie di azioni
- Adozione o modifica di clausole compromissorie
L'assemblea ordinaria della SPA (approvazione del bilancio, distribuzione degli utili, nomina degli amministratori e dei sindaci) non richiede la presenza del notaio, salvo che lo statuto disponga diversamente.
Assemblee di SRL: un regime differenziato
Nella SRL, il regime è parzialmente diverso e riflette la maggiore flessibilità organizzativa di questa forma societaria.
L'art. 2480 c.c. stabilisce che le delibere che comportano modificazioni dell'atto costitutivo devono risultare da verbale redatto da notaio. Le principali delibere che richiedono il verbale notarile nella SRL sono:
- Modifiche dell'atto costitutivo (denominazione, sede, oggetto, durata)
- Aumento e riduzione del capitale
- Decisione di compiere operazioni che comportano una sostanziale modificazione dell'oggetto sociale
- Trasformazione, fusione, scissione
- Trasferimento della sede all'estero
- Scioglimento anticipato e messa in liquidazione
Le decisioni ordinarie dei soci di SRL — approvazione del bilancio, distribuzione degli utili, nomina degli amministratori — non richiedono verbale notarile. Possono essere assunte anche con consultazione scritta o consenso espresso per iscritto (art. 2479 c.c.), senza riunione assembleare, salvo che l'atto costitutivo richieda diversamente.
Il controllo di legalità del notaio
La funzione del notaio in assemblea non si limita alla stesura del verbale. L'art. 2436 c.c. impone al notaio di verificare l'adempimento delle condizioni stabilite dalla legge per la delibera e, in caso di esito positivo, richiederne l'iscrizione al Registro delle Imprese entro 30 giorni.
Il controllo del notaio riguarda:
Verifica della regolare convocazione: il notaio accerta che l'assemblea sia stata convocata con le modalità e nei termini previsti dalla legge e dallo statuto. Un'assemblea irregolarmente convocata produce delibere annullabili.
Quorum costitutivo e deliberativo: il notaio verifica che siano raggiunte le maggioranze richieste dalla legge o dallo statuto per la validità della costituzione dell'assemblea e della deliberazione.
Conformità della delibera alla legge e allo statuto: il notaio valuta se la delibera rispetta le norme imperative e le clausole statutarie. Se ravvisa un'illegittimità, può (e deve) rifiutare di verbalizzare la delibera o, quantomeno, segnalare nel verbale le ragioni dell'eventuale irregolarità.
Deposito al Registro delle Imprese: se il controllo è positivo, il notaio deposita il verbale presso il Registro delle Imprese entro 30 giorni. Se ritiene la delibera non conforme alla legge, ne dà comunicazione tempestiva agli amministratori, i quali possono convocare una nuova assemblea o ricorrere al Tribunale (art. 2436, comma 3, c.c.).
Svolgimento dell'assemblea con il notaio
Il notaio interviene all'assemblea dall'inizio alla fine. La sequenza tipica è la seguente:
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Costituzione dell'assemblea: il presidente dell'assemblea (o il presidente del consiglio di amministrazione) apre i lavori. Il notaio verifica la regolarità della convocazione e la presenza dei soci, accertando il quorum costitutivo.
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Discussione: i soci discutono i punti all'ordine del giorno. Il notaio annota gli interventi rilevanti, le dichiarazioni e le eventuali opposizioni.
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Votazione: il notaio registra le modalità di voto (per alzata di mano, per appello nominale, a scrutinio segreto se previsto) e il risultato, distinguendo voti favorevoli, contrari e astensioni.
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Redazione del verbale: il notaio redige il verbale in forma di atto pubblico, che viene sottoscritto dal presidente dell'assemblea, dal segretario (se presente) e dal notaio stesso.
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Deposito: entro 30 giorni, il notaio deposita il verbale al Registro delle Imprese per l'iscrizione.
Assemblee in videoconferenza
A seguito della pandemia e delle successive modifiche normative, è divenuta prassi consolidata la partecipazione all'assemblea in videoconferenza. L'assemblea può svolgersi con soci collegati da remoto, purché lo statuto lo consenta e siano garantiti:
- L'identificazione di ciascun partecipante
- La possibilità di intervenire nella discussione in tempo reale
- La possibilità di esercitare il diritto di voto
- La verbalizzazione degli interventi
Il notaio deve essere fisicamente presente nel luogo indicato nella convocazione (o, in alternativa, in uno dei luoghi collegati). La giurisprudenza e la prassi del Consiglio Nazionale del Notariato ammettono che il notaio possa verbalizzare un'assemblea tenuta interamente in videoconferenza, purché sia in grado di accertare l'identità dei partecipanti e la regolarità delle operazioni.
Costi del verbale notarile di assemblea
| Tipologia di delibera | Onorario notarile indicativo |
|---|---|
| Modifica singola allo statuto (es. sede) | 800 - 1.200 euro |
| Aumento di capitale senza nuovi conferimenti | 1.000 - 1.800 euro |
| Aumento di capitale con nuovi conferimenti | 1.200 - 2.500 euro |
| Trasformazione societaria | 1.500 - 2.500 euro |
| Fusione o scissione | 2.000 - 4.000 euro |
| Modifica oggetto sociale | 800 - 1.500 euro |
Ai costi dell'onorario si aggiungono:
| Voce | Importo |
|---|---|
| Imposta di registro | 200 euro (misura fissa) |
| Bollo | 16 euro per foglio |
| Diritti di segreteria CCIAA | 90 euro (per la SRL) - 120 euro (per la SPA) |
| Diritto annuale CCIAA | Variabile |
| Tassa archivio | 8,39 euro |
Per le delibere di aumento del capitale, l'imposta di registro è pari a 200 euro in misura fissa se l'aumento avviene con conferimenti in denaro; se avviene con conferimenti in natura, la tassazione dipende dalla natura dei beni conferiti.
Conseguenze dell'assenza del notaio
Una delibera che richiede il verbale notarile ma viene adottata senza la presenza del notaio è nulla (art. 2379 c.c. per le SPA). La nullità può essere fatta valere da chiunque vi abbia interesse, senza limiti di tempo. La delibera nulla non può essere iscritta nel Registro delle Imprese e non produce effetti giuridici.
Per le SRL, l'art. 2479-ter c.c. prevede un regime analogo: le decisioni prese in assenza assoluta di informazione possono essere impugnate senza limiti di tempo. L'assenza del notaio quando è richiesto dalla legge è equiparata a un vizio insanabile.
Domande Frequenti
L'assemblea ordinaria della SRL richiede il notaio?
No. Le decisioni ordinarie dei soci di SRL (approvazione del bilancio, distribuzione degli utili, nomina degli amministratori) non richiedono il verbale notarile. Possono essere assunte anche senza assemblea formale, mediante consultazione scritta o consenso espresso per iscritto, salvo diversa previsione dell'atto costitutivo.
Il notaio può rifiutarsi di verbalizzare una delibera?
Il notaio ha l'obbligo di rifiutare la verbalizzazione se la delibera è manifestamente contraria a norme imperative. Se la delibera presenta profili di illegittimità meno evidenti, il notaio la verbalizza ma ne segnala le criticità e può rifiutare il deposito al Registro delle Imprese, comunicando le ragioni agli amministratori.
Si può impugnare una delibera verbalizzata dal notaio?
La verbalizzazione notarile non rende la delibera inattaccabile. I soci assenti, dissenzienti o astenuti possono impugnarla per annullabilità entro 90 giorni dall'iscrizione nel Registro delle Imprese (art. 2377 c.c.). Le delibere nulle possono essere impugnate senza limiti di tempo.
Quanto dura un'assemblea con il notaio?
La durata dipende dalla complessità dei punti all'ordine del giorno e dalla discussione tra i soci. Un'assemblea straordinaria per una modifica semplice (ad esempio, il trasferimento della sede) può durare 30-60 minuti. Un'assemblea con più punti complessi (aumento di capitale, modifica dell'oggetto sociale, trasformazione) può richiedere diverse ore.
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Fonti e riferimenti normativi:
- Art. 2375 c.c. - Verbale delle deliberazioni dell'assemblea (SPA)
- Art. 2436 c.c. - Deposito, iscrizione e controllo delle delibere
- Art. 2479 c.c. - Decisioni dei soci (SRL)
- Art. 2480 c.c. - Decisioni che importano modificazioni dell'atto costitutivo (SRL)
- L. 89/1913 - Legge notarile
Le informazioni contenute in questa guida hanno carattere puramente informativo e non costituiscono consulenza legale o notarile. Per una consulenza personalizzata, si raccomanda di rivolgersi a un notaio. Ultimo aggiornamento: 2026-04-10.