Documenti per gli atti societari: checklist per l'atto notarile
Qualunque sia l'operazione, il notaio parte sempre dagli stessi tre documenti: visura camerale aggiornata, statuto vigente e libri sociali. Sono loro a stabilire chi può impegnare la società, quali quorum si applicano e se lo statuto contiene clausole di prelazione o di gradimento che limitano la circolazione delle quote. A valle dell'atto il notaio cura la registrazione fiscale e il deposito al Registro Imprese, di norma entro trenta giorni.
La checklist aggiornata 2026 dei documenti per gli atti societari, dalla visura in istruttoria al deposito al Registro Imprese. Tre scenari dedicati ti mostrano solo i documenti rilevanti: cessione di quote (art. 2470 c.c.), fusione e scissione (artt. 2501 ss. c.c.) e modifica dello statuto (art. 2436 c.c.), che comprende anche cambio di sede, oggetto sociale, denominazione e aumento di capitale.
A cura di
Team editoriale NotaiOnline
Contenuto redatto sulla base del quadro normativo 2026.
Come si legge questa checklist
Ogni sezione raggruppa documenti affini (antiriciclaggio, identità delle parti, documenti della società, cessione di quote, delibera assembleare, fusione e scissione, Registro Imprese) ed è ordinata per priorità: prima gli obblighi di legge non derogabili, poi i documenti critici che in pratica il notaio richiede sempre, poi i raccomandati e infine i caso per caso. All'interno di ogni sezione i documenti sono raggruppati per fase temporale: prima dell'atto, il giorno dell'atto e dopo l'atto.
Ogni scheda indica chi deve procurare il documento (soci, amministratori, cedente, cessionario, notaio, Camera di Commercio, banca, eventuale revisore per le relazioni di stima), dove si ottiene, il costo indicativo, la validità e le conseguenze in caso di mancanza.
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Domande frequenti
Quali documenti servono sempre, qualunque sia l'operazione?
Tre, e vengono prima di tutto il resto: visura camerale aggiornata (chi può impegnare la società oggi), statuto vigente (quali quorum si applicano e quali clausole limitano la circolazione delle quote) e libri sociali, su cui il verbale va poi trascritto. Si aggiungono documento d'identità e codice fiscale di chi interviene, la prova dei poteri di rappresentanza e il modulo antiriciclaggio con la dichiarazione sul titolare effettivo (art. 20 D.Lgs. 231/2007).
Quali atti societari richiedono il notaio?
Ogni modifica dello statuto va deliberata in assemblea straordinaria e verbalizzata dal notaio, che ne verifica la conformità alla legge (art. 2436 c.c.): rientrano denominazione, sede, oggetto sociale, durata e aumento di capitale. Serve il notaio anche per la cessione di quote di SRL (art. 2470 c.c.) e per l'atto di fusione o scissione (art. 2504 c.c.). Restano fuori le delibere di assemblea ordinaria (approvazione del bilancio, nomina degli amministratori), che si verbalizzano senza notaio.
Entro quanto va depositato l'atto al Registro Imprese?
Trenta giorni in entrambi i casi, ma con decorrenze ed effetti diversi. Per la modifica statutaria il termine parte dall'assemblea e al verbale va allegato il testo aggiornato dello statuto (art. 2436 c.c.): prima dell'iscrizione la delibera non produce alcun effetto, nemmeno fra i soci. Per la cessione di quote il termine parte dalla stipula (art. 2470 c.c.) ed è il deposito a rendere il trasferimento efficace verso la società. Deposita il notaio in entrambi i casi.
Si può cedere una quota di SRL senza andare dal notaio?
Sì, per le quote di SRL: dal 2008 le parti possono firmare digitalmente e far depositare l'atto da un commercialista abilitato. È una facoltà che si sceglie prima, perché decide chi cura il deposito. Il dettaglio della procedura, con la norma che la consente, sta nella pagina dedicata alla cessione di quote.