Atto Notarile a Distanza: Come Funziona la Stipula in Videoconferenza
L'espressione "notaio online" è entrata nel linguaggio corrente durante la pandemia, quando il legislatore ha introdotto la possibilità di stipulare determinati atti notarili senza la presenza fisica di tutte le parti nello studio del notaio. Tuttavia, il quadro normativo è più articolato di quanto il termine suggerisca -- e i limiti di questa modalità sono altrettanto importanti delle sue possibilità.
L'evoluzione normativa
La stipula notarile a distanza non è nata da un singolo intervento legislativo, ma da una serie di provvedimenti che ne hanno progressivamente ampliato il perimetro.
D.L. 17 marzo 2020, n. 18 (Decreto Cura Italia). In piena emergenza sanitaria, l'art. 106 ha introdotto la possibilità per le assemblee societarie di svolgersi integralmente in videoconferenza, anche in deroga alle previsioni statutarie. Questa norma non riguardava direttamente l'atto notarile, ma ha aperto la strada alla verbalizzazione a distanza.
D.L. 16 luglio 2020, n. 76 (Decreto Semplificazioni). L'art. 27 ha introdotto la possibilità di costituire S.r.l. con atto notarile formato in modalità informatica con collegamento audiovisivo, limitatamente ai conferimenti in denaro.
D.Lgs. 29 novembre 2021, n. 183. Ha recepito la direttiva UE 2019/1151 in materia di utilizzo di strumenti e processi digitali nel diritto societario, estendendo la possibilità di stipulare in videoconferenza alla costituzione di S.r.l. e S.r.l.s. e ad altri atti societari, attraverso la piattaforma informatica gestita dal Consiglio Nazionale del Notariato.
D.L. 21 giugno 2022, n. 73 (Decreto Semplificazioni-bis), convertito in L. 4 agosto 2022, n. 122. Ha ulteriormente esteso il perimetro degli atti stipulabili a distanza, includendo le procure generali e speciali, gli atti di cessione di quote di S.r.l. e altri atti di diritto commerciale.
Legge 30 dicembre 2023, n. 214 (Legge di Bilancio 2024). Ha introdotto la possibilità di stipulare a distanza atti relativi alle imprese individuali e alle società di persone, ampliando ulteriormente il catalogo.
Quali atti si possono stipulare a distanza
Ad oggi, la normativa consente la stipula in videoconferenza per una serie specifica di atti, prevalentemente di natura societaria e commerciale.
Atti societari stipulabili a distanza:
- Costituzione di S.r.l. e S.r.l.s. (con conferimenti in denaro)
- Modifiche statutarie di S.r.l.
- Cessione di quote di S.r.l.
- Verbali di assemblea di società di capitali
- Costituzione e modifica di società di persone e imprese individuali
- Operazioni straordinarie (fusioni, scissioni, trasformazioni)
- Scioglimento e liquidazione
Altri atti stipulabili a distanza:
- Procure generali e speciali
- Atti unilaterali tra vivi a contenuto negoziale in materia di impresa
Atti NON stipulabili a distanza (stato attuale della normativa):
- Compravendite immobiliari
- Donazioni
- Testamenti pubblici
- Convenzioni matrimoniali
- Atti di mutuo con iscrizione ipotecaria
- Atti che richiedono la presenza di testimoni
Quest'ultimo punto è rilevante: molti degli atti per i quali il cittadino cerca un "notaio online" -- tipicamente la compravendita immobiliare -- non possono essere stipulati a distanza. La compravendita richiede tuttora la presenza fisica di tutte le parti (o dei loro procuratori) davanti al notaio.
Requisiti tecnici per le parti
Chi intende stipulare un atto a distanza deve soddisfare determinati requisiti tecnici e identificativi.
Identificazione digitale
L'identificazione della parte collegata a distanza avviene attraverso:
- SPID di livello 2 o 3, rilasciato da un Identity Provider accreditato AgID
- CIE 3.0 (Carta d'Identità Elettronica) con relativo PIN
- Certificato di firma digitale qualificata, rilasciato da un prestatore di servizi fiduciari qualificato
L'identificazione deve avvenire attraverso la piattaforma informatica del Notariato (istrumentoonline.notariato.it), che gestisce l'intero processo in modo sicuro e tracciabile.
Firma digitale
La sottoscrizione dell'atto avviene mediante firma digitale qualificata (non firma elettronica semplice, non PEC). La firma digitale può essere:
- Su dispositivo fisico (smart card o token USB) con certificato qualificato
- Firma digitale remota con OTP (One Time Password), rilasciata da un prestatore qualificato
Non è sufficiente la firma digitale CIE. È necessaria una firma digitale qualificata specifica, conforme al Regolamento eIDAS (Regolamento UE 910/2014).
Collegamento audiovisivo
Il collegamento avviene esclusivamente attraverso la piattaforma del Consiglio Nazionale del Notariato. Non è possibile utilizzare piattaforme commerciali come Zoom, Teams o Google Meet. La piattaforma del Notariato garantisce:
- Crittografia end-to-end
- Registrazione certificata della sessione
- Identificazione certa delle parti
- Marcatura temporale degli eventi
Requisiti hardware
Le parti collegate a distanza necessitano di:
- Computer con webcam e microfono funzionanti
- Connessione internet stabile (banda larga)
- Lettore di smart card (se la firma digitale è su supporto fisico)
- Browser web aggiornato (la piattaforma è accessibile via browser, senza installazione di software specifico)
Come si svolge la stipula a distanza
La procedura si articola in fasi precise, disciplinate dal regolamento tecnico del Consiglio Nazionale del Notariato.
Fase 1 -- Preparazione. Il notaio predispone l'atto e lo carica sulla piattaforma del Notariato. Convoca le parti indicando data, ora e modalità di collegamento. Ciascuna parte riceve un link di accesso alla sessione.
Fase 2 -- Collegamento e identificazione. All'ora stabilita, le parti si collegano alla piattaforma. Ciascuna parte si identifica tramite SPID o CIE. Il notaio verifica l'identità e la capacità di agire.
Fase 3 -- Lettura dell'atto. Il notaio legge integralmente l'atto, condividendo il documento sullo schermo. Le parti possono intervenire, porre domande, richiedere modifiche.
Fase 4 -- Firma. Le parti appongono la propria firma digitale qualificata. Il notaio completa l'atto con la propria firma e la marcatura temporale.
Fase 5 -- Conservazione. L'atto viene conservato nel sistema informatico del Notariato con piena validità giuridica.
L'intero processo è registrato dalla piattaforma, che conserva la traccia audiovisiva della sessione a garanzia della regolarità della stipula.
Il ruolo del notaio nella stipula a distanza
Un chiarimento è necessario: la stipula a distanza non elimina il notaio, né ne riduce il ruolo. Il notaio è sempre presente -- fisicamente nel proprio studio o collegato dalla propria sede -- e svolge esattamente le stesse funzioni che svolgerebbe in una stipula tradizionale:
- Controlla la legalità dell'atto
- Verifica l'identità e la capacità delle parti
- Legge integralmente l'atto
- Spiega il contenuto e le conseguenze giuridiche
- Si accerta della volontà consapevole delle parti
Ciò che cambia è la modalità di collegamento delle parti, non la sostanza dell'atto né le garanzie che esso offre.
Vantaggi e limiti
Vantaggi
La stipula a distanza presenta vantaggi evidenti in situazioni specifiche:
- Parti residenti in città diverse o all'estero, che possono evitare il viaggio fino allo studio notarile
- Operazioni societarie urgenti, per le quali la logistica della presenza fisica rappresenterebbe un rallentamento
- Riduzione dei costi accessori (viaggi, pernottamenti, permessi lavorativi)
Limiti
I limiti, tuttavia, sono altrettanto significativi:
- Il catalogo degli atti stipulabili a distanza è ristretto e non comprende le operazioni immobiliari
- I requisiti tecnici (firma digitale qualificata, SPID/CIE) possono rappresentare un ostacolo per soggetti meno avvezzi alla tecnologia
- Il collegamento audiovisivo, per quanto sofisticato, non restituisce pienamente la percezione della volontà e dello stato psicofisico delle parti che il notaio può cogliere nella presenza diretta
- La normativa è in evoluzione e il perimetro potrebbe cambiare
Prospettive future
Il legislatore italiano sta procedendo con gradualità nell'estensione della stipula a distanza. La direttiva UE 2019/1151 richiedeva un'apertura agli strumenti digitali per gli atti societari, ma non imponeva l'estensione agli atti immobiliari, che rimangono di competenza nazionale.
Nel dibattito dottrinale, si confrontano due posizioni: da un lato, chi sostiene che la tecnologia consenta oggi di garantire anche a distanza le stesse tutele della stipula in presenza; dall'altro, chi ritiene che per atti particolarmente complessi e ad alto valore patrimoniale (compravendite, donazioni) la presenza fisica delle parti davanti al notaio resti una garanzia irrinunciabile.
Allo stato attuale, non vi sono interventi legislativi in itinere che estendano la stipula a distanza alle compravendite immobiliari.
Domande frequenti
Si può fare il rogito di casa in videoconferenza? No. La compravendita immobiliare non rientra tra gli atti stipulabili a distanza. È necessaria la presenza fisica delle parti (o dei loro procuratori muniti di procura notarile) davanti al notaio. Se una delle parti non può essere presente, può conferire procura speciale a un soggetto di fiducia, eventualmente con stipula della procura a distanza.
Serve la firma digitale o basta la PEC? Serve la firma digitale qualificata, che è cosa diversa dalla PEC. La PEC è un sistema di posta elettronica certificata, non uno strumento di firma. La firma elettronica semplice non è sufficiente. È necessaria una firma digitale qualificata rilasciata da un prestatore di servizi fiduciari qualificato ai sensi del Regolamento eIDAS.
Quanto costa un atto notarile a distanza rispetto a uno in presenza? La normativa non prevede tariffe differenziate. L'onorario del notaio e le imposte dovute sono identici a quelli di un atto stipulato in presenza. Possono ridursi le spese accessorie per le parti (spostamenti, permessi lavorativi), ma il costo dell'atto in sé non cambia.
Quali piattaforme si possono usare? Esclusivamente la piattaforma informatica gestita dal Consiglio Nazionale del Notariato. Non è possibile utilizzare Zoom, Teams, Google Meet o altre piattaforme commerciali di videoconferenza.
Si desidera stimare i costi di una compravendita immobiliare (che richiede la presenza in studio)? Il calcolatore costi notarili fornisce una stima dettagliata delle imposte e dell'onorario.
Fonti e riferimenti normativi
- D.L. 17 marzo 2020, n. 18, art. 106 (Decreto Cura Italia)
- D.L. 16 luglio 2020, n. 76, art. 27 (Decreto Semplificazioni)
- D.Lgs. 29 novembre 2021, n. 183 (recepimento direttiva UE 2019/1151)
- D.L. 21 giugno 2022, n. 73, conv. L. 4 agosto 2022, n. 122
- Legge 30 dicembre 2023, n. 214 (Legge di Bilancio 2024)
- Regolamento UE 910/2014 (eIDAS)
- Regolamento tecnico del Consiglio Nazionale del Notariato
Le informazioni contenute in questo articolo hanno carattere divulgativo e non costituiscono consulenza legale. La normativa sugli atti notarili a distanza è in evoluzione; per lo stato aggiornato della disciplina è opportuno consultare il sito del Consiglio Nazionale del Notariato o rivolgersi a un notaio.