Atto notarile a distanza: come funziona la stipula in videoconferenza

L'espressione "notaio online" è entrata nel linguaggio corrente durante la pandemia, quando le assemblee societarie hanno cominciato a tenersi in videoconferenza. La stipula di un atto notarile con le parti collegate da casa è arrivata dopo, ed è molto più circoscritta di quanto il termine suggerisca: oggi riguarda un solo atto.

Cosa si può fare a distanza

Oggi un solo atto notarile: la costituzione di SRL e SRLS con sede in Italia e capitale versato in denaro, ricevuta dal notaio per atto pubblico informatico con le parti collegate in videoconferenza (art. 2 del D.Lgs. 183/2021). È il percorso che questa guida segue passo per passo.

Due cose che si sentono chiamare "notaio online" non sono atti in videoconferenza. Alle assemblee di società si collegano i soci e il notaio ne redige il verbale, con regole che dipendono dal tipo di società e dalla data della riunione, spiegate nella guida al verbale di assemblea notarile. La cessione di quote di SRL può essere firmata digitalmente e depositata al Registro delle imprese da un intermediario abilitato, di regola il commercialista, senza notaio (art. 36, comma 1-bis, del D.L. 112/2008). Il quadro completo, con quello che a distanza non si può fare e perché, è nella guida a firma digitale e atto notarile informatico.

Come si costituisce una SRL in videoconferenza

La piattaforma è una sola, quella predisposta e gestita dal Consiglio Nazionale del Notariato (art. 2, comma 1, del D.Lgs. 183/2021): Zoom, Teams o Meet non sono un'alternativa. Chi può costituire una società così, come si versa il capitale, quanto costa e cosa succede dopo la firma lo spiega la guida alla costituzione di una società online. Qui seguiamo il percorso del comparente, come lo descrive il vademecum che il Notariato mette a disposizione.

1. Il censimento. Il comparente installa sul cellulare l'app NotaioID e scansiona la propria carta d'identità elettronica o il passaporto elettronico; la lettura del chip richiede uno smartphone con NFC. L'app chiede poi un codice che comunica il notaio.
2. La firma. Chi ha già una firma digitale la associa alla piattaforma: una firma remota (il vademecum elenca Aruba, Namirial, InfoCert e il Consiglio Nazionale del Notariato) oppure una smart card o un token USB. In ogni caso chi collega la propria firma installa sul computer il software indicato dalla piattaforma («st agent»), e con il token USB deve anche attivare il dispositivo. Chi non ne ha una la riceve dalla piattaforma, che per legge ne permette il rilascio contestuale alle parti ai fini della firma dell'atto.
3. L'ingresso in sala. Quando l'atto è pronto, arriva una email con il link alla sessione. Il giorno fissato, dal browser, si inserisce il codice ricevuto via SMS e si attende in una sala d'attesa virtuale finché il notaio non ammette in sala di stipula.
4. Lettura e firma. Il notaio legge l'atto, che le parti vedono sullo schermo. Finita la lettura si abilita il tasto di firma, e ciascuno firma con il PIN o con un codice OTP. Il notaio firma per ultimo.
5. Conservazione. L'atto finisce nella struttura di conservazione del Notariato, dove vale come originale informatico (art. 62-bis della L. 89/1913).

Il capitale si versa con bonifico sul conto dedicato del notaio. E il notaio può sempre fermarsi: se dubita dell'identità di qualcuno, o se rileva problemi sulla capacità di agire o sul potere di rappresentare una società, interrompe la stipula e chiede la presenza fisica delle parti, o di alcune di esse (comma 5). Per il resto fa ciò che fa in studio, controllo di legalità dell'atto compreso.

Contano anche i luoghi. Il notaio può ricevere l'atto se almeno una delle parti ha la residenza o la sede nel territorio in cui opera; se tutte le parti risiedono fuori dall'Italia, lo riceve in ogni caso (comma 4). Per chi fonda una società da lontano è il vantaggio principale: niente viaggio, niente procura da preparare all'estero.

Quanto costa, e cosa resta in presenza

Le imposte e i diritti camerali sono quelli della costituzione in studio: il decreto non prevede agevolazioni fiscali per la via telematica. Sul compenso del notaio c'è un tetto solo per l'atto che usa i modelli uniformi approvati dal Ministero (comma 3), e la guida alla costituzione online lo spiega insieme alle altre voci. Una stima è nel calcolatore dei costi di costituzione.

Tutto il resto si firma davanti a un notaio, perché la legge notarile vuole l'atto ricevuto in presenza delle parti (art. 47 della L. 89/1913). Restano quindi in presenza:

• compravendite immobiliari e mutui con ipoteca;
• donazioni e convenzioni matrimoniali (art. 48) e testamenti pubblici (art. 603 c.c.), per cui servono anche due testimoni;
• procure, generali e speciali;
• la costituzione di SPA e di società di persone, e quella di SRL con conferimenti in natura;
• le modifiche dello statuto, che però passano da un'assemblea a cui i soci possono, a certe condizioni, collegarsi a distanza.

Molti di quelli che cercano un "notaio online" pensano al rogito di casa, che a distanza non si può fare. Chi non può essere presente conferisce una procura, firmandola davanti a un notaio vicino a dove si trova o, dall'estero, al consolato italiano o a un notaio locale con apostille o legalizzazione; la strada è spiegata nella guida alla procura dall'estero. Per le spese della compravendita c'è il calcolatore dei costi notarili.