Una procura firmata davanti a un notaio italiano vale in Italia dal momento della firma. All'estero no: l'autorità straniera non ha modo di sapere se quella firma e quel sigillo sono davvero di un notaio, e chiede che lo certifichi un ufficio pubblico italiano. Come, dipende da dove la procura deve andare.
Apostille o legalizzazione: decide il Paese di destinazione
Se il Paese applica la Convenzione dell'Aja del 5 ottobre 1961, ratificata dall'Italia con la L. 1253/1966, basta l'apostille: un timbro, o un foglio allegato, che attesta l'autenticità della firma del notaio e la sua qualità di pubblico ufficiale. La tabella della Conferenza dell'Aja (HCCH), aggiornata al 30 giugno 2026, conta 130 parti contraenti. Il numero da solo non basta, però: per alcuni Stati l'adesione ha una data di entrata in vigore successiva, e alcune adesioni hanno ricevuto obiezioni da altri Stati, fra i quali la Convenzione non si applica. Prima di firmare conviene controllare nella tabella la riga del Paese che interessa.
Se la Convenzione non opera, la strada è la legalizzazione, che ha due passaggi: la Procura della Repubblica legalizza la firma del notaio e poi il consolato dello Stato straniero in Italia appone il proprio visto (è la procedura descritta, per esempio, dalla Procura di Torino; la base italiana è l'art. 33 del D.P.R. 445/2000). Il visto consolare è a pagamento, con tariffe e tempi decisi da ciascun consolato: la fonte affidabile è il sito del consolato del Paese di destinazione.
Dentro l'Unione europea il Regolamento (UE) 2016/1191 non aiuta: comprende anche gli atti notarili, ma solo quando il loro obiettivo principale è provare fatti come nascita, matrimonio, residenza o cittadinanza (art. 2), e una procura non ha questo scopo. Alcuni accordi internazionali, invece, tolgono di mezzo anche l'apostille. La Convenzione fra Italia e Germania del 7 giugno 1969, ratificata con la L. 176/1973, fa circolare fra i due Paesi gli atti notarili senza legalizzazione né altra formalità equivalente (art. 1). E la Procura di Aosta indica come esenti dall'apostille, in base alla Convenzione di Bruxelles del 25 maggio 1987 (ratificata con la L. 106/1990) e ad altri accordi, anche i documenti da esibire in Francia, Belgio, Danimarca, Irlanda, Lettonia, Estonia e Cipro. Prima di chiedere l'apostille conviene quindi sentire il notaio o l'autorità che riceverà la procura. Il quadro generale è nella guida su apostille e legalizzazione dei documenti.
Dove si chiede, quanto costa, quanto ci vuole
Quale Procura della Repubblica sia competente non si decide ovunque allo stesso modo: quella di Roma apostilla solo gli atti rogati o autenticati da notai con sede a Roma, quella di Milano gli atti formati nel suo circondario, che per un notaio che roga fuori sede può essere un ufficio diverso. Conviene verificarlo con la Procura o con lo studio. La Procura di Roma chiede che il documento sia in originale o in copia autentica. Spesso è lo studio stesso a occuparsene, e conviene chiederlo al momento della firma.
Il costo dell'apostille non è uguale ovunque. La Procura di Milano dichiara che per gli atti legalizzati non sono previsti costi, quella di Torino che gli atti apostillati non prevedono il pagamento di diritti, quella di Aosta, che nomina espressamente le procure autenticate dai notai della regione, assoggetta apostille e legalizzazione al bollo quando lo è il documento, con una marca da 16 € ogni quattro pagine. Non c'è quindi una cifra valida ovunque: quanto si paga lo dice la pagina della Procura competente. Anche i tempi cambiano: Milano indica una riconsegna in circa una settimana, Roma un ritiro non prima di quattro giorni dal deposito, e in molti uffici si entra solo su appuntamento.
A questo si aggiunge il costo della procura in sé, cioè onorario, IVA, bolli e diritti dello studio. Il calcolatore della procura per l'estero li stima insieme all'apostille, per la quale mette per prudenza 16 €, una marca da bollo: dove si paga, può essere più di una; quanto incide il tipo di procura, speciale o generale, è spiegato nella guida sul costo della procura notarile.
Traduzione e procure firmate fuori dall'Italia
L'atto notarile italiano è scritto di regola in italiano (art. 54 L. 89/1913). Se l'autorità straniera vuole il testo nella propria lingua, serve una traduzione giurata: il traduttore giura sulla fedeltà della traduzione davanti al cancelliere di un tribunale o di un ufficio del giudice di pace, oppure davanti a un notaio. Il Tribunale di Lecce, per esempio, chiede una marca da bollo da 16 € ogni quattro facciate più 3,92 € di diritto di certificazione, pagato con PagoPA, e precisa che per usare la traduzione all'estero la firma del cancelliere o del notaio va a sua volta apostillata o legalizzata in Procura. In pratica i timbri diventano due: uno sulla procura, uno sul verbale di giuramento. Il compenso del traduttore è libero e va chiesto prima.
Il caso opposto è quello dell'italiano che vive all'estero e deve firmare una procura da usare in Italia, per esempio per vendere casa. La strada più semplice è il consolato italiano: le firme apposte dagli uffici consolari italiani non sono soggette a legalizzazione (art. 33, comma 2, D.P.R. 445/2000), quindi la procura ricevuta lì si usa in Italia senza altri timbri. Se invece la firma avviene davanti a un notaio straniero, in un Paese della Convenzione l'apostille la appone l'autorità locale (negli Stati Uniti di solito il Secretary of State dello Stato in cui opera il notaio), altrimenti serve la legalizzazione del consolato italiano competente; alla procura in lingua straniera va poi allegata una traduzione in italiano certificata dal consolato o da un traduttore ufficiale (art. 33, comma 3). Restano salve le esenzioni previste da accordi internazionali (art. 33, comma 5), e anche questo va verificato con il notaio che userà la procura. Come si usa una procura per un rogito lo spiega la guida sulla procura per vendere casa.