Apostille o legalizzazione: quale serve
Un documento firmato in Italia, all'estero, non dimostra da solo di venire da chi dice di venire. Lo Stato straniero chiede allora una certificazione della firma, e le strade sono due. Se il Paese di destinazione aderisce alla Convenzione dell'Aja del 5 ottobre 1961, ratificata dall'Italia con la L. 1253/1966, basta l'apostille: un timbro, o un foglio allegato, che attesta l'autenticità della firma, la qualità di chi ha firmato e, se c'è, l'identità del sigillo. Se non aderisce, serve la legalizzazione, che è più lunga perché dopo l'ufficio italiano passa anche dal consolato del Paese straniero.
Secondo la tabella della Conferenza dell'Aja aggiornata al 30 giugno 2026, le parti contraenti sono 130, compresi tutti gli Stati dell'Unione europea, gli Stati Uniti, il Giappone, l'Australia, il Brasile, l'India, la Cina (dal 7 novembre 2023) e il Canada (dall'11 gennaio 2024). Alcune adesioni hanno ricevuto obiezioni da altri Stati, e fra quelli la Convenzione non si applica: prima di muoversi conviene controllare nella tabella il Paese che interessa.
Dentro l'Unione, per certi documenti non serve nemmeno l'apostille. Il Regolamento UE 2016/1191, applicabile dal 16 febbraio 2019, esenta da ogni legalizzazione e formalità analoga i documenti pubblici che attestano, fra l'altro, nascita, esistenza in vita, decesso, nome, matrimonio e capacità di contrarlo, divorzio, separazione personale o annullamento del matrimonio, unione registrata e suo scioglimento, filiazione, adozione, residenza, cittadinanza e, per i cittadini dell'Unione nel proprio Stato, l'assenza di precedenti penali (artt. 2 e 4). Anche un atto notarile ne è esente, ma solo quando serve soprattutto a provare uno di questi fatti (artt. 2 e 3); una procura o un contratto, di regola, restano fuori. Alcuni accordi, però, tolgono di mezzo anche l'apostille: la Convenzione fra Italia e Germania del 7 giugno 1969 (L. 176/1973) e la Convenzione di Bruxelles del 25 maggio 1987 (L. 106/1990), che si applica fra Italia, Belgio, Danimarca, Estonia, Francia, Irlanda e Lettonia, esentano gli atti notarili da ogni legalizzazione e formalità equivalente. Prima di chiedere l'apostille conviene quindi verificare con lo studio o con l'autorità di destinazione.
Chi appone l'apostille in Italia
Dipende da chi ha firmato il documento. Secondo le indicazioni del Ministero degli Esteri, per gli atti notarili e giudiziari ci si rivolge agli uffici giudiziari del luogo in cui l'atto è stato formato, cioè, come precisano le pagine delle singole Procure, alla Procura della Repubblica; per gli atti amministrativi, come la firma del sindaco, alla Prefettura, salvo in Valle d'Aosta, dove provvede il Presidente della Regione, e nelle province di Trento e Bolzano, dove provvede il Commissario del Governo. La Procura di Milano lo scrive così: legalizza gli atti firmati da notai, personale giudiziario, direttori di carceri e ufficiali giudiziari formati nel suo circondario.
Per i certificati di stato civile le indicazioni non coincidono. Il Ministero degli Esteri li mette con gli atti notarili e giudiziari, mentre la Procura di Roma rimanda alla Prefettura per gli atti di stato civile, quelli degli ufficiali d'anagrafe e i titoli di studio universitari, e all'Ufficio scolastico regionale per i diplomi delle scuole. Conviene chiedere all'ufficio della propria città prima di presentarsi.
Per un atto notarile le Procure non usano tutte lo stesso criterio: Milano e Sassari guardano al circondario in cui l'atto è stato formato, mentre quella di Roma apostilla solo gli atti rogati o autenticati da notai con sede a Roma. I due criteri danno risposte diverse quando il notaio ha formato l'atto fuori dal circondario della propria sede, cosa che la legge notarile gli consente (art. 26 L. 89/1913): in quel caso conviene chiedere allo studio a quale Procura rivolgersi. Nella legalizzazione, per i Paesi fuori dalla Convenzione, la Procura legalizza la firma del notaio e poi serve il visto del consolato dello Stato straniero in Italia, che è a pagamento. È la procedura descritta dalla Procura di Torino, e in generale la legge affida la legalizzazione delle firme sugli atti da valere all'estero agli organi competenti, quando l'autorità straniera la chiede (D.P.R. 445/2000, art. 33).
Dove entra il notaio
Un documento privato, una dichiarazione o una lettera, non si apostilla così com'è: la Procura legalizza firme di pubblici ufficiali. Il primo passo, allora, è far autenticare la firma dal notaio, che attesta che è stata apposta in sua presenza da una persona di cui ha accertato l'identità. Lo stesso vale per una copia: il notaio rilascia la copia conforme di un documento (un diploma, un titolo, un atto), e la copia, in quanto atto notarile, va poi in Procura.
Se il documento va tradotto, la traduzione giurata si fa con il giuramento del traduttore davanti al cancelliere di un tribunale o di un ufficio del giudice di pace, in qualunque città, oppure davanti a un notaio. Il Tribunale di Lecce lo spiega così, e aggiunge che per usarla all'estero la firma del cancelliere o del notaio va a sua volta apostillata o legalizzata in Procura. L'apostille non traduce niente: certifica la firma sul documento, e la traduzione, quando serve, è un documento a sé.
Il caso più frequente in cui il notaio fa l'atto intero è la procura da usare all'estero. Forma, lingua e passaggi sono nella guida sulla procura per l'estero.
Quanto costa e quanto ci vuole
L'apostille in sé costa poco o niente, e non ovunque la stessa cifra. La Procura di Milano dichiara che per gli atti legalizzati non sono previsti costi, quella di Torino che non si pagano diritti, quella di Sassari che il rilascio è gratuito ma l'apostille sconta il bollo di 16 €, salvo esenzione; la Prefettura di Roma chiede la marca da 16 € soltanto per i documenti consolari. Il visto del consolato straniero, per i Paesi fuori dalla Convenzione, è a pagamento con tariffe decise da ciascun consolato.
Il costo vero, quando serve, è quello del notaio. L'onorario per un'autentica di firma o per una copia conforme è libero dal 2012 (D.L. 1/2012, art. 9) e va chiesto allo studio; sopra c'è il bollo di 16 € a foglio, che per le copie conformi è dovuto anche se l'originale ne era esente (D.P.R. 642/1972, Tariffa, art. 1). Dal 1° gennaio 2027 le regole sul bollo passano nel testo unico dei tributi indiretti (D.Lgs. 123/2025), che cambia gli articoli da citare; fino ad allora valgono i riferimenti qui indicati. Per una procura speciale da usare all'estero il nostro calcolatore stima fra 158,60 e 524,60 € di onorario, IVA, bolli e diritti secondo l'atto per cui serve (219,60-524,60 € per vendere o comprare un immobile), più i 16 € dell'apostille dove si pagano. Il conto sul tuo caso lo fa il calcolatore della procura.
Anche i tempi cambiano da ufficio a ufficio: a Torino gli studi notarili depositano il giovedì e ritirano il giovedì successivo, mentre chi si presenta da privato consegna e ritira il martedì, a Roma non prima di quattro giorni dal deposito, alla Prefettura di Roma la riconsegna avviene, quando possibile, «a vista» (non garantita oltre cinque documenti), di norma entro trenta giorni, che possono essere sospesi una sola volta per non più di altri trenta quando servono informazioni o certificati. Quasi ovunque si entra su appuntamento, e la pagina della Procura o della Prefettura competente dice come prenotarlo.
Un'ultima cosa sul documento sottostante. L'apostille non scade, ma il certificato su cui sta può farlo: i certificati che attestano stati e fatti soggetti a modifica valgono sei mesi dal rilascio, salvo una validità più lunga prevista dalla legge (D.P.R. 445/2000, art. 41), e l'autorità straniera può chiederne uno recente. L'Italia, infine, non figura fra i Paesi che rilasciano l'apostille in formato elettronico nella tabella dell'e-APP della Conferenza dell'Aja: da noi il timbro resta di carta.