Quando serve una procura notarile
La regola è una sola e sta nell'art. 1392 c.c.: la procura non ha effetto se non è conferita con le forme prescritte per il contratto che il rappresentante deve concludere. Il notaio serve quindi quando serve per l'atto finale. Nella pratica, i casi in cui la procura va fatta dal notaio (per atto pubblico o con firma autenticata) sono questi:
- Vendita o acquisto di un immobile. L'atto deve essere trascritto, e si trascrive solo in forza di un atto pubblico o di una scrittura privata con firma autenticata (art. 2657 c.c.); la procura, che il notaio allega all'atto, deve avere la stessa tenuta. Una delega su carta libera non basta.
- Mutuo con ipoteca. L'ipoteca si iscrive in base a un atto pubblico o a una scrittura con firma autenticata (art. 2835 c.c.), quindi anche la procura a firmare il mutuo passa dal notaio.
- Costituzione di una società di capitali. L'atto costitutivo di SRL e SPA è un atto pubblico, e chi non può esserci firma tramite un procuratore nominato davanti al notaio.
- Accettazione di un'eredità con beneficio d'inventario. La dichiarazione si riceve da un notaio o dal cancelliere del tribunale (art. 484 c.c.).
- Rinuncia all'eredità. Anche la rinuncia si fa con una dichiarazione ricevuta da un notaio o dal cancelliere del tribunale del luogo in cui si è aperta la successione (art. 519 c.c.), quindi chi rinuncia tramite un procuratore gli conferisce la procura nella stessa forma.
Non tutto ciò che riguarda una società, però, richiede il notaio. Per partecipare e votare in un'assemblea di SRL o di SPA basta una delega scritta, salvo che lo statuto disponga diversamente (artt. 2479-bis e 2372 c.c.). E per molte pratiche quotidiane, dal ritiro di un documento a una pratica presso un ufficio, la legge non impone una forma: spesso basta una delega scritta con la copia del documento del delegante, ed è l'ufficio a dire che cosa accetta. Prima di pagare una procura notarile, conviene chiedere a chi la riceverà quale forma pretende.
Una nota sul "notaio online". La procura non si firma in videoconferenza. La legge ammette l'atto notarile a distanza in un solo caso, la costituzione di SRL e SRLS con conferimenti in denaro (art. 2 del D.Lgs. 183/2021). Per il resto, anche l'atto pubblico informatico le parti lo firmano davanti al notaio (art. 52-bis della L. 89/1913). Chi è lontano firma davanti a un notaio vicino a dove si trova; chi è all'estero va al consolato italiano o da un notaio locale, con apostille o legalizzazione, come spiega la guida alla procura dall'estero. Il quadro completo degli atti a distanza è nella guida all'atto notarile a distanza.
I tipi di procura, e due situazioni che cambiano le regole
La procura speciale è la più frequente: riguarda uno o più atti individuati, come "vendere l'immobile indicato" o "stipulare il mutuo con la banca X", e si esaurisce con l'atto per cui è stata data. È quella che chiede quasi chiunque debba farsi sostituire a un rogito, anche senza conoscerne il nome tecnico.
La procura generale conferisce poteri ampi di amministrazione del patrimonio: gestire conti, riscuotere canoni, firmare contratti ordinari. Per gli atti che eccedono l'ordinaria amministrazione, come vendere un immobile o concedere un'ipoteca, i poteri vanno indicati espressamente (è la regola del mandato generale, art. 1708 c.c.). Vale finché non viene revocata o non si estingue, salvo che fissi un termine. Le differenze nel dettaglio sono nella guida su procura generale e speciale.
La procura institoria è propria dell'impresa: il titolare prepone un institore all'esercizio dell'impresa commerciale, o di una sua sede secondaria o di un ramo (art. 2203 c.c.). La procura, con firma autenticata, va depositata per l'iscrizione nel Registro delle imprese; senza iscrizione la rappresentanza si reputa generale e le limitazioni non sono opponibili ai terzi che non le conoscevano (art. 2206 c.c.).
Due situazioni non sono tipi di procura, ma cambiano ciò che serve. La prima è l'uso all'estero: quando la procura deve valere in un altro Stato, al testo notarile si aggiunge di regola l'apostille nei paesi aderenti alla Convenzione dell'Aja del 1961, o la legalizzazione consolare negli altri, salvo che un accordo internazionale esenti l'atto da ogni formalità, come quello con la Germania (L. 176/1973); per gli atti notarili italiani l'apostille la rilascia la Procura della Repubblica competente, che secondo l'ufficio è quella della sede del notaio o quella del luogo in cui l'atto è stato formato.
La seconda è il genitore anziano. Chi dà la procura deve essere capace quando la firma, e il notaio, che per legge indaga la volontà delle parti (art. 47 della L. 89/1913), lo valuta quando riceve l'atto. Quando la capacità viene meno, lo strumento non è più la procura ma l'amministrazione di sostegno, che nomina il giudice tutelare (artt. 404-413 c.c.). Il percorso è nella guida sulla procura per genitori anziani.
Come si forma il costo
L'onorario è libero (D.L. 1/2012, art. 9) e dipende dal tipo di procura e dall'atto a cui serve; la generale, l'institoria e la speciale data per più atti pagano anche la registrazione (la speciale per un solo atto si registra solo in caso d'uso, D.P.R. 131/1986, Tariffa parte seconda, art. 6), e per l'uso all'estero si aggiunge l'apostille, che alcune Procure (Torino) rilasciano senza diritti e altre (Aosta) assoggettano al bollo quando lo è il documento, come una procura: 16 € ogni quattro pagine. I conti voce per voce sono nella guida al costo della procura notarile; per una stima sul tuo caso c'è il calcolatore della procura, che tratta ogni procura speciale come data per un solo atto: se riguarda più atti, alla stima va aggiunta almeno l'imposta di registro di 200 €.
Durata, revoca e incapacità
La procura ha una scadenza? Non per legge, salvo che la preveda. La speciale si esaurisce con l'atto per cui è stata data; le altre durano finché non vengono revocate. Il mandato che di solito sta dietro la procura si estingue per la morte, l'interdizione o l'inabilitazione di chi l'ha conferito (art. 1722, n. 4, c.c.), salvo che sia stato dato anche nell'interesse del procuratore o di terzi, nel qual caso non si estingue per la morte o la sopravvenuta incapacità del mandante (art. 1723 c.c.). Può capitare che chi riceve la procura, una banca o il notaio del rogito, ne chieda una recente: conviene domandarlo prima di farla.
Come si revoca? Il codice chiede soprattutto una cosa: che la revoca sia portata a conoscenza dei terzi con mezzi idonei. Altrimenti non è opponibile a chi non la conosceva al momento del contratto, e l'acquirente in buona fede di un bene venduto dal procuratore dopo la revoca può tenere l'acquisto (art. 1396 c.c.). Il procuratore deve restituire il documento da cui risultano i poteri (art. 1397 c.c.), e per la procura institoria la revoca va iscritta nel Registro delle imprese (art. 2207 c.c.). Nella pratica, per una procura notarile la strada più sicura resta revocarla davanti al notaio e comunicarlo a chi potrebbe trattare con il procuratore.
E se chi l'ha data perde la capacità? Se interviene un'interdizione o un'inabilitazione, il mandato si estingue (art. 1722 c.c.), e per la validità del contratto concluso dal procuratore il rappresentato deve essere legalmente capace (art. 1389 c.c.). Il declino cognitivo non ancora accertato da un giudice è una zona grigia che conviene non attraversare con una vecchia procura: in quel caso lo strumento corretto è l'amministrazione di sostegno.
Come arriva al notaio del rogito? La procura resta allegata all'atto, in originale o in copia (art. 51 della L. 89/1913). Una scansione o una foto non valgono. Si spedisce l'originale o una copia autentica cartacea per posta o corriere, oppure il notaio che l'ha ricevuta rilascia una copia informatica di cui attesta la conformità, firmata digitalmente, che ha la stessa efficacia dell'originale e viaggia per email o PEC (art. 22 del D.Lgs. 82/2005).
Per i casi specifici ci sono le guide verticali: procura per vendere casa, procura per acquisto casa, procura per banca e mutuo.