Quando serve il notaio: gli atti obbligatori e le eccezioni

Gli atti per cui la legge vuole l'atto pubblico

Il notaio non è una formalità che si salta per risparmiare, ma non serve nemmeno ovunque. Ci sono atti che la legge vuole in forma di atto pubblico, altri per cui basta una firma autenticata ma senza la quale non si entra nei registri, e parecchi casi in cui se ne può fare a meno. La differenza fra le due forme è spiegata nella guida su atto pubblico e scrittura privata autenticata.

Richiedono l'atto pubblico:

• la donazione, sotto pena di nullità (art. 782 c.c.), con due testimoni (art. 48 L. 89/1913). Fa eccezione la donazione di modico valore di beni mobili, valida con la sola consegna (art. 783 c.c.). Le liberalità fatte per altra via, come il genitore che paga il prezzo della casa intestata al figlio, non passano dall'art. 782: l'art. 809 c.c. estende loro solo le regole su revocazione e riduzione. Per quel caso le Sezioni Unite hanno chiarito che oggetto della liberalità è l'immobile, non il denaro (Cass. SS.UU. 9282/1992), come spiega la guida sulla donazione indiretta di un immobile;
• le convenzioni matrimoniali, sotto pena di nullità (art. 162 c.c.), cioè la separazione dei beni scelta dopo il matrimonio o la comunione convenzionale, con due testimoni. La separazione scelta al momento del matrimonio si dichiara invece nell'atto di celebrazione, senza notaio. Il fondo patrimoniale si costituisce per atto pubblico o, da un terzo, anche per testamento (art. 167 c.c.);
• il testamento pubblico, che il notaio riceve in presenza di due testimoni (art. 603 c.c.); anche il testamento segreto passa dal notaio, che lo riceve sigillato in presenza di due testimoni (artt. 601 e 605 c.c.);
• l'atto costitutivo di SPA, SRL e SRL semplificata (artt. 2328, 2463 e 2463-bis c.c.). Dal 14 dicembre 2021 l'atto di SRL e SRL semplificate con capitale versato in denaro si può stipulare anche in videoconferenza, sulla piattaforma del Consiglio nazionale del notariato (art. 2 D.Lgs. 183/2021);
• l'atto costitutivo delle società cooperative (art. 2521 c.c.) e quello delle fondazioni e delle associazioni che chiedono il riconoscimento (art. 14 c.c.); la fondazione si può disporre anche per testamento. Per gli enti del Terzo settore vale la guida sulla costituzione di un ETS;
• nelle società di capitali, le modifiche dell'atto costitutivo, compresi aumento e riduzione del capitale, con verbale redatto da notaio (artt. 2375 e 2480 c.c.); la fusione, e per rinvio la scissione, devono risultare da atto pubblico (artt. 2504 e 2506-ter), e così la trasformazione in SPA, SAPA o SRL (art. 2500);
• il patto di famiglia, con cui l'imprenditore trasferisce l'azienda o le partecipazioni a un discendente, a pena di nullità (art. 768-ter c.c.);
• l'atto di destinazione dell'art. 2645-ter c.c., che si trascrive solo se fatto in forma pubblica.

Altri due casi passano dal notaio senza esserne l'esclusiva. L'accettazione dell'eredità con beneficio d'inventario si fa con una dichiarazione ricevuta da un notaio o dal cancelliere del tribunale (art. 484 c.c.), e lo stesso vale per la rinuncia all'eredità (art. 519 c.c.). E la procura deve avere la forma prescritta per il contratto che il rappresentante firmerà (art. 1392 c.c.): per una donazione o per costituire una società di capitali, come una SRL o una SPA, serve una procura per atto pubblico; per vendere o comprare casa basterebbe la forma scritta, ma poiché l'atto va trascritto (art. 2657 c.c.) e la procura resta allegata al rogito, il notaio la vuole almeno autenticata, come spiega la guida completa alla procura notarile.

Gli atti che senza notaio non entrano nei registri

La compravendita di un immobile deve essere fatta per iscritto, a pena di nullità (art. 1350 c.c.), e una scrittura privata fra le parti è valida. Ma la trascrizione nei registri immobiliari si fa solo in base a una sentenza, a un atto pubblico o a una scrittura privata con firma autenticata o accertata giudizialmente (art. 2657 c.c.), e senza trascrizione l'acquisto non si può opporre a chi, dopo, compra dallo stesso venditore e trascrive per primo (art. 2644 c.c.). Lo stesso vale per permute, costituzione di usufrutto o servitù, rinunzie e divisioni, e per le locazioni di oltre nove anni, che vanno trascritte (artt. 1350, 2643 e 2646 c.c.). Chi compra un terreno agricolo deve inoltre tener conto della prelazione dell'affittuario coltivatore diretto e, se il fondo non è affittato, del coltivatore diretto o dell'imprenditore agricolo professionale proprietario di un terreno confinante (art. 8 L. 590/1965 e art. 7 L. 817/1971).

Il contratto preliminare segue la stessa logica: deve avere la forma del definitivo, quindi scritta (art. 1351 c.c.), ma per trascriverlo serve l'atto pubblico o la firma autenticata (art. 2645-bis c.c.). Trascritto, il definitivo prevale sulle trascrizioni e iscrizioni fatte contro il venditore dopo il preliminare, per un periodo limitato; i dettagli sono nella guida sul compromesso e la sua trascrizione.

Per il mutuo il passaggio obbligato è l'ipoteca. Si può concedere per atto pubblico o per scrittura privata (art. 2821 c.c.), ma per iscriverla la firma di chi la concede deve essere autenticata o accertata giudizialmente (art. 2835 c.c.). Di regola il contratto di mutuo con ipoteca si stipula per atto pubblico.

Nelle società, la cessione di quote di SRL si fa con atto dalle firme autenticate, che il notaio deposita al Registro delle imprese entro trenta giorni (art. 2470 c.c.), oppure con firma digitale e deposito a cura di un intermediario abilitato, cioè un commercialista o esperto contabile iscritto all'albo (art. 36, comma 1-bis, D.L. 112/2008). La vendita o l'affitto d'azienda di un'impresa soggetta a registrazione va depositata al Registro delle imprese in forma pubblica o autenticata (art. 2556 c.c.). Anche l'atto costitutivo di una SNC va depositato con le firme autenticate, o in copia autentica se è un atto pubblico (art. 2296 c.c.), e la stessa regola vale per la SAS (art. 2315 c.c.).

Separazione, divorzio e mediazione

Dal 2014 ci si può separare o divorziare senza tribunale (D.L. 132/2014, convertito dalla L. 162/2014). Con la negoziazione assistita, ogni coniuge ha il proprio avvocato e l'accordo va al procuratore della Repubblica, che rilascia il nullaosta o, se ci sono figli minori, maggiorenni incapaci o con handicap grave, o non economicamente autosufficienti, lo autorizza (art. 6). Senza figli in queste condizioni ci si può rivolgere anche al sindaco come ufficiale dello stato civile, ma quell'accordo non può contenere patti di trasferimento patrimoniale (art. 12).

Il notaio non riceve l'accordo, e se l'accordo prevede che la casa passi da un coniuge all'altro non basta nemmeno la firma autenticata: i patti di trasferimento immobiliare contenuti nell'accordo di negoziazione assistita hanno effetti solo obbligatori (art. 6, comma 3), quindi il trasferimento vero si fa poi con un atto notarile, come spiega la guida sul trasferimento della casa in separazione e divorzio. Nella mediazione civile, invece, se le parti concludono un contratto soggetto a trascrizione, per trascriverlo basta far autenticare da un pubblico ufficiale la firma sull'accordo di conciliazione (art. 11, comma 7, D.Lgs. 28/2010).

Quando il notaio non serve

Per vendere un'auto, una moto o un altro bene mobile registrato l'atto notarile non serve: serve la firma autenticata sull'atto di vendita, che rilasciano anche il Comune e gli sportelli telematici dell'automobilista, gratuitamente salvo i diritti di segreteria (art. 7 D.L. 223/2006). Per i beni mobili non registrati basta l'accordo.

Il contratto di affitto non richiede il notaio, salvo la locazione di oltre nove anni che si vuole trascrivere. Nemmeno il comodato, il prestito gratuito di una cosa, che si perfeziona con la consegna (art. 1803 c.c.); se è scritto e riguarda un immobile va registrato all'Agenzia delle Entrate, senza passare dal notaio.

Il testamento olografo, scritto per intero, datato e firmato a mano dal testatore, è valido senza notaio (art. 602 c.c.); depositarlo presso un notaio evita che si perda. La società semplice non ha forme speciali, salvo quelle richieste dai beni conferiti (art. 2251 c.c.), per esempio un immobile.

Infine la dichiarazione di successione: è un adempimento fiscale che gli eredi presentano all'Agenzia delle Entrate, anche da soli, e con la quale si può chiedere la voltura catastale automatica degli immobili. Il notaio entra in gioco se un erede vuole accettare l'eredità in modo espresso con un atto da trascrivere, che deve essere pubblico o autenticato (art. 2648 c.c.), o quando gli immobili ereditati si vendono. Per avere un ordine di grandezza dei costi dell'atto più frequente si può stimare una compravendita con il calcolatore.