Il contesto normativo: dalla carta al digitale
La digitalizzazione dell'attività notarile è un percorso iniziato oltre vent'anni fa, scandito da interventi legislativi successivi che hanno progressivamente ampliato l'uso degli strumenti informatici nella funzione notarile.
I pilastri normativi sono tre:
- il D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 (Codice dell'Amministrazione Digitale - CAD), che disciplina la firma digitale e il documento informatico;
- il Regolamento UE 910/2014 (eIDAS), che armonizza a livello europeo i servizi fiduciari e le firme elettroniche;
- il D.Lgs. 2 giugno 2010, n. 110, che ha introdotto l'atto pubblico informatico, consentendo al notaio di redigere atti in formato digitale anziché cartaceo.
A questi si aggiungono le disposizioni emergenziali introdotte durante il periodo pandemico (D.L. 18/2020, convertito dalla L. 27/2020), che hanno consentito — in via temporanea e poi stabilizzata per alcune categorie di atti — l'utilizzo della videoconferenza nell'attività notarile.
Firma digitale: definizione e valore giuridico
La firma digitale è un tipo particolare di firma elettronica qualificata, basata su un sistema di chiavi crittografiche asimmetriche (una pubblica e una privata), che garantisce l'identità del firmatario e l'integrità del documento firmato.
Le diverse tipologie di firma elettronica
Il CAD e il regolamento eIDAS distinguono più livelli di firma elettronica, con valore giuridico crescente:
Firma elettronica semplice. Qualsiasi dato in forma elettronica accluso o connesso ad altri dati elettronici e utilizzato dal firmatario per firmare (ad esempio, un clic su un pulsante "accetto", un PIN). Ha valore probatorio liberamente valutabile dal giudice.
Firma elettronica avanzata (FEA). Soddisfa requisiti aggiuntivi: è connessa unicamente al firmatario, è idonea a identificarlo, è creata mediante dati che il firmatario può usare sotto il proprio esclusivo controllo, è collegata ai dati sottoscritti in modo da consentire l'identificazione di ogni successiva modifica. La firma grafometrica su tablet ne è un esempio.
Firma elettronica qualificata (FEQ) / Firma digitale. È una firma elettronica avanzata, creata mediante un dispositivo qualificato per la creazione di firma elettronica e basata su un certificato qualificato. Ha l'efficacia della scrittura privata (art. 2702 c.c.) e, se il certificato è rilasciato da un prestatore di servizi fiduciari qualificato, soddisfa il requisito della forma scritta.
La firma digitale è la specifica declinazione italiana della firma elettronica qualificata, basata su crittografia a chiave pubblica (infrastruttura PKI).
Come il notaio utilizza la firma digitale
Il notaio utilizza la firma digitale in molteplici ambiti della propria attività professionale, ben oltre la redazione degli atti.
Sottoscrizione degli atti notarili informatici
Dal 2010, il notaio può redigere atti pubblici e scritture private autenticate in formato digitale. L'atto viene redatto come documento informatico, firmato digitalmente dal notaio e — quando richiesto — dalle parti. L'originale digitale è conservato nella struttura notarile informatica con le medesime garanzie di autenticità e integrità dell'originale cartaceo.
Deposito presso il Registro delle Imprese
La quasi totalità degli adempimenti societari viene ormai effettuata per via telematica. Il notaio firma digitalmente le comunicazioni di iscrizione, modifica e cancellazione al Registro delle Imprese (CCIAA), mediante la piattaforma dedicata. Costituzioni di società, cessioni di quote di s.r.l., modifiche statutarie, conferimenti e trasformazioni: tutti questi atti vengono depositati con firma digitale.
Comunicazioni telematiche
Le comunicazioni alla Conservatoria dei Registri Immobiliari (trascrizioni, iscrizioni, annotazioni), le richieste di voltura catastale, le comunicazioni all'Agenzia delle Entrate per la registrazione degli atti: tutte queste operazioni avvengono per via telematica, con firma digitale del notaio.
Archivio notarile digitale
Il Consiglio Nazionale del Notariato gestisce la Rete Unitaria del Notariato (RUN) e le strutture informatiche per la conservazione degli atti digitali. Gli atti notarili informatici vengono conservati in un sistema di archiviazione a lungo termine che ne garantisce l'integrità, l'autenticità e la reperibilità nel tempo.
L'atto notarile informatico (D.Lgs. 110/2010)
Il D.Lgs. 110/2010 ha disciplinato in modo organico l'atto pubblico informatico, stabilendo i requisiti tecnici e procedurali per la sua validità.
Requisiti dell'atto
L'atto pubblico informatico deve:
- essere redatto con le tecnologie e nel formato stabilito dal Ministero della Giustizia (attualmente il formato PDF/A con firma digitale CAdES o PAdES);
- contenere tutte le menzioni obbligatorie previste dalla Legge Notarile (identità delle parti, data, luogo, dichiarazioni);
- essere sottoscritto con firma digitale dal notaio;
- essere sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata dalle parti (quando richiesto);
- essere letto dal notaio alle parti prima della sottoscrizione;
- essere conservato nel repertorio informatico del notaio.
Le parti possono firmare digitalmente?
Sì, ma con alcune precisazioni. Le parti che possiedono un dispositivo di firma digitale (smart card, token USB, firma remota) possono firmare l'atto direttamente in formato digitale. Le parti sprovviste di firma digitale possono apporre la propria firma autografa su un dispositivo di acquisizione (tablet con penna), con valore di firma elettronica avanzata (grafometrica).
L'atto in videoconferenza: stato attuale
La possibilità di ricevere atti notarili con le parti collegate in videoconferenza è il tema più discusso nell'ambito della digitalizzazione notarile.
Le norme emergenziali e la loro stabilizzazione
L'art. 106 del D.L. 18/2020 ha introdotto, in via emergenziale, la facoltà di tenere assemblee societarie (ordinarie e straordinarie) con intervento dei soci a distanza e di redigere i relativi verbali in videoconferenza. Questa disposizione è stata successivamente prorogata e, per alcune tipologie di atti, stabilizzata.
Atti societari in videoconferenza
La normativa attualmente vigente consente l'utilizzo della videoconferenza per:
- assemblee di società di capitali (s.r.l., s.p.a., s.a.p.a.): i soci possono partecipare a distanza, il notaio verbalizza con atto pubblico informatico;
- cessioni di quote di s.r.l.: la parte che cede o acquista le quote può essere collegata in videoconferenza, identificata dal notaio con SPID di livello 2 o CIE (Carta d'Identità Elettronica);
- procure e altri atti unilaterali: in alcuni casi, con modalità stabilite dal Consiglio Nazionale del Notariato.
Requisiti per le parti in videoconferenza
Le parti che intervengono a distanza devono:
- disporre di una connessione audio-video stabile e di qualità sufficiente;
- essere identificate dal notaio mediante SPID di livello 2 (Sistema Pubblico di Identità Digitale) o CIE (Carta d'Identità Elettronica con PIN attivo);
- disporre di un dispositivo di firma digitale o di firma elettronica qualificata per la sottoscrizione dell'atto;
- trovarsi nel territorio della Repubblica italiana (requisito previsto per alcune tipologie di atti).
I limiti attuali: la compravendita immobiliare
La normativa vigente non consente la stipula di compravendite immobiliari in videoconferenza. L'atto di compravendita di un immobile richiede la presenza fisica delle parti (o dei loro procuratori) davanti al notaio.
Le ragioni di questa esclusione sono molteplici:
- la complessità dell'atto e la necessità di una lettura integrale che assicuri la piena comprensione delle parti;
- le verifiche di identità, che per atti di valore elevato richiedono un controllo diretto;
- le dichiarazioni obbligatorie (conformità urbanistica, catastale, impianti) che presuppongono un'interazione diretta tra notaio e parti;
- le esigenze di antiriciclaggio, che impongono l'identificazione de visu del cliente.
La stessa limitazione si applica ad altri atti immobiliari (donazioni, divisioni, permute) e agli atti di mutuo con garanzia ipotecaria.
Prospettive future
Il dibattito sull'estensione della videoconferenza agli atti immobiliari è in corso da anni e coinvolge il legislatore, il notariato e le istituzioni europee.
La direttiva europea sulla digitalizzazione societaria
La Direttiva UE 2019/1151 ha imposto agli Stati membri di consentire la costituzione di società per via interamente digitale. L'Italia ha dato attuazione a questa direttiva con il D.Lgs. 183/2021, che ha introdotto la costituzione di s.r.l. con atto pubblico informatico e intervento delle parti in videoconferenza.
Possibili evoluzioni per gli atti immobiliari
Non esiste al momento un disegno di legge organico che estenda la videoconferenza agli atti immobiliari. Le proposte in discussione prevedono un'estensione graduale, con l'introduzione di garanzie aggiuntive:
- identificazione biometrica delle parti;
- utilizzo di piattaforme certificate e sicure;
- registrazione integrale della sessione di videoconferenza;
- limitazione a determinate fasce di valore dell'immobile.
Il Consiglio Nazionale del Notariato ha più volte ribadito che qualsiasi estensione della videoconferenza deve garantire lo stesso livello di sicurezza giuridica dell'atto stipulato in presenza.
Cosa si può fare oggi online con il notaio
Anche senza la possibilità di stipulare atti immobiliari in videoconferenza, l'interazione digitale con il notaio è già ampiamente praticata:
Prima del rogito:
- scambio di documenti per via telematica (email, PEC, piattaforme dedicate);
- videochiamata preliminare per discutere i termini dell'operazione;
- invio del preventivo e della bozza dell'atto in formato digitale;
- sottoscrizione digitale del contratto preliminare (se non richiede la forma notarile).
Atti societari:
- assemblee in videoconferenza con verbale notarile;
- cessioni di quote di s.r.l. in videoconferenza;
- deposito telematico degli atti al Registro delle Imprese.
Dopo il rogito:
- rilascio di copie conformi digitali;
- comunicazioni telematiche per trascrizioni, registrazioni e volture;
- consultazione online dello stato delle pratiche.
Domande frequenti
Si può comprare casa dal notaio in videoconferenza?
No. La normativa vigente non consente la stipula di compravendite immobiliari in videoconferenza. È necessaria la presenza fisica delle parti (o dei loro procuratori) nello studio del notaio. Per gli atti societari (assemblee, cessioni di quote), la videoconferenza è invece ammessa.
Serve la firma digitale per andare dal notaio?
Per la maggior parte degli atti notarili cartacei, non è necessario possedere una firma digitale: le parti appongono la firma autografa sull'atto. La firma digitale è necessaria per gli atti notarili informatici (tipicamente atti societari) e per la partecipazione ad atti in videoconferenza.
Come si ottiene la firma digitale?
La firma digitale si ottiene da un prestatore di servizi fiduciari qualificato accreditato dall'Agenzia per l'Italia Digitale (AgID). I principali fornitori sono Aruba, InfoCert, Namirial, Poste Italiane. Il costo annuale è compreso tra 30 e 70 €, a seconda del dispositivo scelto (smart card, token USB, firma remota).
Lo SPID è sufficiente per firmare un atto notarile?
Lo SPID di livello 2 è sufficiente per l'identificazione della parte in videoconferenza, ma non per la firma dell'atto. Per sottoscrivere l'atto notarile informatico è necessaria una firma digitale o una firma elettronica qualificata, che sono strumenti distinti dallo SPID.
Occorre un atto societario o una consulenza notarile? È possibile individuare un notaio nella propria zona e verificare la disponibilità di servizi digitali.
Le informazioni contenute in questo articolo hanno carattere informativo e non costituiscono parere legale. La normativa sulla digitalizzazione notarile è in costante evoluzione: per informazioni aggiornate è opportuno rivolgersi a un notaio.