Cosa si firma a distanza, e cosa no
Un atto notarile di vendita non si firma a distanza, nemmeno se tutti i contraenti hanno la firma digitale. La regola sta nella legge notarile: l'atto non può essere ricevuto dal notaio se non in presenza delle parti e, quando servono, di due testimoni (art. 47 della L. 89/1913). Vale anche per l'atto informatico, che le parti firmano «in presenza del notaio» (art. 52-bis). Chi non può esserci manda un procuratore, che a sua volta ha firmato la procura davanti a un notaio o, dall'estero, al consolato italiano o a un notaio locale, con apostille o legalizzazione.
Le eccezioni sono due, ed entrambe riguardano società. Dal 14 dicembre 2021 (la procedura è operativa, secondo il Notariato, dal 15) l'atto costitutivo di SRL e SRLS con sede in Italia e conferimenti in denaro può essere ricevuto per atto pubblico informatico con le parti, tutte o alcune, collegate in videoconferenza (art. 2 del D.Lgs. 183/2021). Lo stesso decreto ammette la videoconferenza anche per il deposito presso un notaio italiano degli atti con cui una società di capitali di un altro Stato UE apre una sede secondaria in Italia e nomina chi la rappresenta (art. 2508-bis c.c.). Le assemblee di società sono un'altra cosa: lì sono i soci a collegarsi e il notaio a verbalizzare, con regole che cambiano fra SPA e SRL e secondo la data della riunione (la deroga speciale si ferma alle assemblee tenute entro il 30 settembre 2026).
Il digitale, però, nello studio del notaio c'è da tempo. Le norme di riferimento sono tre: il Codice dell'amministrazione digitale (D.Lgs. 82/2005), che disciplina documento informatico e firme; il Regolamento UE 910/2014 (eIDAS), che armonizza firme elettroniche e servizi fiduciari in tutta l'Unione; il D.Lgs. 110/2010, in vigore dal 3 agosto 2010, che ha introdotto l'atto pubblico informatico notarile.
Firma elettronica, qualificata, digitale
Le firme elettroniche non valgono tutte allo stesso modo.
La firma elettronica semplice è qualsiasi dato elettronico usato per firmare: un PIN, un clic su «accetto». Un documento firmato così ha un valore di prova che il giudice valuta liberamente, in base a sicurezza, integrità e immodificabilità (art. 20 del D.Lgs. 82/2005).
La firma elettronica avanzata è connessa unicamente al firmatario, lo identifica, è creata con dati sotto il suo esclusivo controllo e rende riconoscibile ogni modifica successiva del documento (art. 26 del Regolamento UE 910/2014).
La firma elettronica qualificata è una firma avanzata creata con un dispositivo qualificato e basata su un certificato qualificato. Il regolamento le dà gli stessi effetti giuridici della firma autografa (art. 25) e il riconoscimento in tutti gli Stati membri. La firma digitale è il tipo di firma qualificata disciplinato dal CAD, basato su una coppia di chiavi crittografiche, una privata per firmare e una pubblica per verificare provenienza e integrità del documento.
Per la legge italiana il documento informatico soddisfa il requisito della forma scritta e ha l'efficacia della scrittura privata (art. 2702 c.c.) quando porta una firma digitale, un'altra firma qualificata o anche una firma avanzata (art. 20 del D.Lgs. 82/2005). La firma avanzata però non basta per i contratti elencati all'art. 1350, nn. 1-12, c.c., fra cui quelli che trasferiscono immobili: fatti su documento informatico e senza autentica, vanno firmati con firma qualificata o digitale, a pena di nullità (art. 21, comma 2-bis, del D.Lgs. 82/2005). La firma digitale si ottiene da un prestatore di servizi fiduciari qualificato; l'AgID tiene l'elenco pubblico dei prestatori (art. 29 del D.Lgs. 82/2005), fra i quali ci sono Aruba, InfoCert e Namirial. Lo SPID, che molti hanno già, serve soprattutto a farsi riconoscere online. C'è però una quarta strada: il documento formato dopo l'identificazione informatica dell'autore, con un processo che rispetta i requisiti fissati dall'AgID, ha anch'esso l'efficacia della scrittura privata (art. 20, comma 1-bis, del D.Lgs. 82/2005), e le linee guida dell'AgID la regolano proprio per la firma con SPID. Resta esclusa anche questa per i contratti sugli immobili, che richiedono firma qualificata o digitale (art. 21, comma 2-bis).
L'atto notarile informatico
All'atto pubblico redatto con procedure informatiche si applica la legge notarile come a quello su carta (art. 47-bis). In concreto:
- l'atto è ricevuto in presenza delle parti ed è letto dal notaio, che usa e controlla personalmente gli strumenti informatici (art. 47-ter);
- le parti, i testimoni e l'interprete lo firmano di persona davanti al notaio, con firma digitale o con una firma elettronica che può consistere anche nell'acquisizione digitale della firma autografa, per esempio su tablet (art. 52-bis);
- il notaio firma digitalmente per ultimo, in loro presenza (art. 52-bis), e attesta la validità dei certificati di firma usati dalle parti (art. 47-ter);
- l'originale si conserva nella struttura predisposta e gestita dal Consiglio Nazionale del Notariato, e vale a ogni effetto come originale informatico da cui trarre duplicati e copie (art. 62-bis).
Da qui si capisce un dettaglio pratico: per un atto informatico firmato in studio non serve possedere una firma digitale, perché basta firmare sul dispositivo del notaio.
La firma digitale del notaio lavora poi dopo la stipula, anche per gli atti su carta. Registrazione all'Agenzia delle Entrate, trascrizioni e iscrizioni ipotecarie, volture, depositi al Registro delle imprese: di regola gli adempimenti successivi all'atto viaggiano per via telematica, firmati digitalmente dal notaio.
La SRL online, le assemblee, le quote
La costituzione di SRL e SRLS. In attuazione della Direttiva UE 2019/1151, fra gli atti costitutivi l'art. 2 del D.Lgs. 183/2021 ammette la videoconferenza solo per quello di SRL e SRLS con sede in Italia e capitale versato in denaro, ricevuto sulla piattaforma del Consiglio Nazionale del Notariato. Si firma con firma digitale o altra firma qualificata, che la piattaforma rilascia a chi non ce l'ha. Requisiti, versamento del capitale e costi sono nella guida sulla costituzione di una società online, e i passaggi della seduta, dall'app di identificazione alla firma in sala virtuale, sono descritti a parte.
Le assemblee a distanza. L'art. 106 del D.L. 18/2020 permette alle società di tenere le assemblee, ordinarie e straordinarie, con i soci collegati a distanza, anche esclusivamente e anche in deroga allo statuto. Non è una regola stabile: vale solo per le assemblee tenute entro il 30 settembre 2026, termine fissato dall'ultima proroga (art. 4, comma 11, del D.L. 200/2025). Dal 1° ottobre 2026, salvo nuove proroghe, valgono le norme del codice civile: nelle SPA serve una clausola dello statuto (art. 2370, comma 4, c.c.); secondo la massima 216/2025 del Consiglio Notarile di Milano, però, l'assemblea totalitaria può svolgersi a distanza anche senza clausola, e nelle SRL il collegamento a distanza è ammesso anche se lo statuto tace, purché non lo vieti. Il dettaglio, compreso dove deve trovarsi il notaio che verbalizza, è nella guida al verbale di assemblea notarile.
La cessione di quote di SRL, invece, non passa per un atto notarile in videoconferenza. Le parti possono firmare l'atto di trasferimento con firma digitale e farlo depositare al Registro delle imprese, entro trenta giorni, da un intermediario abilitato, di solito il commercialista (art. 36, comma 1-bis, del D.L. 112/2008); oppure possono andare dal notaio, in presenza.
Per tutto il resto (compravendite, mutui, donazioni, divisioni, testamenti pubblici, procure) oggi non c'è una norma che permetta la stipula a distanza. Il notaio si può comunque sentire in videochiamata, scambiare documenti e bozze via PEC o email e ricevere il preventivo prima dell'appuntamento: è la firma, non la preparazione, che resta in presenza. Chi deve cercarne uno può partire dall'elenco dei notai della propria zona.