Si pensa al notaio come a qualcuno che mette un timbro sotto un contratto già fatto. È il contrario: quando il notaio lavora bene, il contratto arriva alla firma senza i problemi che altrimenti sarebbero finiti davanti a un giudice, e nessuno se ne accorge.
Un pubblico ufficiale che esercita come professionista
La definizione sta nell'art. 1 della legge notarile (L. 89/1913): i notai sono «ufficiali pubblici istituiti per ricevere gli atti tra vivi e di ultima volontà, attribuire loro pubblica fede, conservarne il deposito, rilasciarne le copie, i certificati e gli estratti». Lo stesso articolo aggiunge altre competenze, fra cui gli atti di notorietà e le dichiarazioni di accettazione dell'eredità col beneficio d'inventario.
La pubblica fede ha un effetto preciso. L'atto pubblico fa piena prova, fino a querela di falso, della provenienza dal notaio e di ciò che il notaio attesta essere avvenuto in sua presenza (artt. 2699 e 2700 c.c.): per contestarlo non basta una causa ordinaria, serve un giudizio di falso. Il notaio però non è un impiegato dello Stato. Esercita in proprio, con uno studio, dipendenti e un compenso pattuito col cliente, ed è questa doppia natura, di pubblico ufficiale e libero professionista, a caratterizzare il notariato di tipo latino, diffuso in gran parte dell'Europa continentale, e a separarlo dal notary public dei paesi di common law, che si limita di solito ad autenticare firme.
Una conseguenza pratica si nota poco. Il notaio «è obbligato a prestare il suo ministero ogni volta che ne è richiesto» (art. 27 L. 89/1913), e non può ricevere l'atto nei casi dell'art. 28: atti espressamente proibiti dalla legge o manifestamente contrari al buon costume o all'ordine pubblico, atti in cui intervengono come parti il coniuge del notaio o i suoi parenti e affini in linea retta, di qualunque grado, e in linea collaterale fino al terzo grado, atti con disposizioni che interessano lui stesso o queste persone. Altri casi di astensione vengono dalla normativa antiriciclaggio, che al notaio impone di non eseguire la prestazione quando non riesce a compiere l'adeguata verifica del cliente (art. 42 D.Lgs. 231/2007); la stessa norma fa salvi i casi in cui c'è un obbligo di legge di ricevere l'atto, nei quali la segnalazione alla UIF segue la stipula (art. 42, comma 4, e art. 35, comma 2), e dai Principi di deontologia, che gli vietano di ricevere l'atto di una società di cui è amministratore, sindaco, unico socio o socio di maggioranza (art. 36). La facoltà di rifiuto vera e propria è invece una: può non procedere finché le parti non depositano presso di lui imposte, onorari e spese dell'atto, salvo che si tratti di persone ammesse al gratuito patrocinio o di testamenti.
Cosa controlla prima della firma
Prendiamo una compravendita. La trascrizione nei registri immobiliari, che rende l'acquisto opponibile ai terzi, si esegue solo in forza di sentenza, atto pubblico o scrittura privata con sottoscrizione autenticata o accertata giudizialmente (art. 2657 c.c.), per cui il passaggio dal notaio è nei fatti obbligato. Prima del rogito lo studio:
- ricostruisce la provenienza dell'immobile nei registri, di norma per un ventennio, per accertare che il venditore sia davvero il proprietario;
- controlla ipoteche, pignoramenti e altre formalità pregiudizievoli;
- raccoglie la dichiarazione di conformità catastale degli intestatari e verifica che coincidano con quelli risultanti dai registri (art. 29, comma 1-bis, L. 52/1985), insieme agli estremi urbanistici dell'edificio;
- allega all'atto l'attestato di prestazione energetica (art. 6 D.Lgs. 192/2005);
- chiede di solito all'amministratore la situazione delle spese condominiali, perché chi compra risponde in solido dei contributi dell'anno in corso e di quello precedente (art. 63 disp. att. c.c.).
Alla stipula il notaio accerta l'identità delle parti, indaga la loro volontà, dirige la redazione dell'atto, lo legge e lo spiega (art. 41 dei Principi di deontologia). È questo lavoro preventivo che la dottrina chiama funzione antiprocessuale: le liti che non nascono.
La compravendita è solo l'atto più conosciuto. L'atto pubblico serve anche per le convenzioni matrimoniali (art. 162 c.c.) e per costituire un fondo patrimoniale (art. 167 c.c.); il testamento pubblico si fa davanti al notaio e a due testimoni (art. 603 c.c.); S.p.A. e S.r.l. nascono per atto pubblico (artt. 2328 e 2463 c.c.), e un notaio verbalizza le assemblee che ne modificano lo statuto. Nelle donazioni, nelle divisioni e nella costituzione di usufrutto o servitù il notaio riceve l'atto; su una scrittura privata autentica le firme; certifica la conformità delle copie; leva il protesto di cambiali e assegni, attività che condivide con ufficiali giudiziari e segretari comunali. Per usare un suo atto all'estero, invece, l'apostille non la mette lui: la appone la Procura della Repubblica (i passaggi sono nella guida su apostille e legalizzazione).
Imparzialità e responsabilità
Il notaio non è l'avvocato di nessuno. I Principi di deontologia professionale, il testo del Consiglio Nazionale del Notariato in vigore dal 2025, gli chiedono indipendenza, terzietà e imparzialità (art. 2) e rimettono la sua designazione al libero accordo delle parti (art. 37). Deve spiegare a entrambe le parti cosa firmano, anche a quella che non l'ha scelto.
Se sbaglia, ne risponde su tre piani.
Civile, per il danno causato con negligenza nell'incarico (artt. 1176 e 1218 c.c.). La giurisprudenza vi fa rientrare anche il dovere di consiglio, compreso quello sulle conseguenze fiscali dell'atto. La legge obbliga ogni notaio a una copertura assicurativa: il Consiglio Nazionale del Notariato stipula polizze collettive, uguali per tutti i notai, e la polizza individuale diventa obbligatoria solo se quelle forme collettive mancano (artt. 19-20 L. 89/1913). Per i danni da reato commesso dal notaio e non coperti dalle polizze esiste un Fondo di garanzia, gestito dallo stesso Consiglio Nazionale (art. 21).
Disciplinare. Le sanzioni sono avvertimento, censura, sanzione pecuniaria, sospensione e destituzione (art. 135). Il procedimento lo promuovono il procuratore della Repubblica, il presidente del Consiglio notarile distrettuale o, per le infrazioni rilevate nelle ispezioni, il capo dell'archivio notarile (art. 153); le sanzioni le infligge la Commissione amministrativa regionale di disciplina, presieduta da un magistrato (art. 148), o nei casi previsti la corte d'appello (art. 135).
Penale. Come pubblico ufficiale il notaio risponde dei reati propri della funzione, dal falso ideologico in atto pubblico (art. 479 c.p.) al rifiuto di atti d'ufficio (art. 328 c.p.). L'abuso d'ufficio non figura più nell'elenco: il reato è stato abrogato dalla L. 114/2024, dal 25 agosto 2024.
Come si diventa notaio, e cosa si paga
Si entra solo per concorso pubblico, bandito dal Ministero della giustizia. Servono la laurea in giurisprudenza e diciotto mesi di pratica presso un notaio, di cui almeno un anno di seguito dopo la laurea (art. 5 L. 89/1913); dopo gli orali c'è un tirocinio di almeno centoventi giorni. Le prove scritte sono tre, e in ognuna si redige un atto e se ne svolge la parte teorica: un atto di ultima volontà e due atti tra vivi, uno dei quali di diritto commerciale (art. 6 D.Lgs. 166/2006). Quanti notai possono esercitare in un distretto lo decide la tabella notarile, di regola un posto ogni 5.000 abitanti almeno (art. 4 L. 89/1913). Il percorso nel dettaglio è nella guida su come diventare notaio.
Sul conto finale, tre voci si sommano e vanno tenute distinte. L'onorario è libero dal 2012, quando il D.L. 1/2012 ha abrogato le tariffe professionali, e va comunicato prima con un preventivo in forma scritta o digitale (art. 9, comma 4, D.L. 1/2012, come modificato dalla L. 124/2017). Le imposte (registro, ipotecaria, catastale, bollo) le fissa la legge: il notaio le liquida e le versa, e per l'imposta di registro risponde in solido con le parti (art. 57 D.P.R. 131/1986), come responsabile d'imposta e non come sostituto, ma non per le imposte complementari e suppletive (art. 57, comma 2). Dal 1° gennaio 2027 la stessa regola passa nel testo unico dei tributi indiretti (D.Lgs. 123/2025), che sostituisce il testo unico del registro. L'IVA su una casa comprata da un'impresa, invece, si paga al venditore. Le spese anticipate per conto del cliente, come visure e certificati, completano il quadro. L'IVA al 22% si applica all'onorario; non tocca le imposte né le somme anticipate in nome e per conto del cliente (art. 15 D.P.R. 633/1972). Per leggere voce per voce un preventivo c'è la guida su come leggere il preventivo del notaio.
Gli atti, infine, restano. Il notaio conserva gli originali per tutta la carriera; quando muore, cessa definitivamente dall'esercizio o trasferisce la residenza nel distretto di un altro Consiglio notarile, atti, repertori e registri passano all'archivio notarile del distretto (artt. 38-39 e 106, n. 5, L. 89/1913), che continua a rilasciarne le copie.