Che cosa significa conformità all'originale
La conformità all'originale è l'attestazione con cui un pubblico ufficiale dichiara che una copia riproduce fedelmente un atto o un documento originale. Nella pratica, il risultato viene chiamato copia conforme o copia autentica: una fotocopia, una scansione o una riproduzione accompagnata da firma, timbro e formula di conformità.
L'art. 18 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 disciplina le copie autentiche di atti e documenti e il loro uso al posto degli originali quando la legge lo ammette. Il punto da chiarire subito è questo: non sempre serve andare dal notaio. Per documenti destinati alla Pubblica Amministrazione può bastare una dichiarazione sostitutiva; per banche, assicurazioni, atti notarili, uso estero o uso giudiziale viene spesso richiesta una copia conforme rilasciata da un pubblico ufficiale.
La copia conforme non certifica che il contenuto dell'originale sia corretto o valido. Certifica solo che la copia corrisponde all'originale esibito o conservato.
La terminologia può generare confusione: nell'uso corrente, i termini "copia conforme" e "copia autentica" vengono spesso impiegati come sinonimi. In ambito notarile la distinzione è rilevante e merita un approfondimento.
Copia conforme e copia autentica di atto notarile: la differenza
Copia conforme di un documento
Qualsiasi documento, contratto privato, diploma, certificato, documento d'identità, può essere oggetto di una copia conforme. Il pubblico ufficiale che la rilascia attesta semplicemente che la riproduzione è identica al documento esibito. Non entra nel merito del contenuto, della validità o dell'efficacia del documento originale.
Copia autentica (o copia conforme) di atto notarile
Quando l'oggetto della copia è un atto notarile, un rogito, una procura, un testamento pubblico, la situazione è diversa. L'originale dell'atto è conservato dal notaio nel proprio repertorio e non viene mai consegnato alle parti. Ciò che le parti ricevono è una copia, rilasciata dal notaio rogante (o dal suo successore, o dall'Archivio Notarile). In tutti i casi il notaio attesta la corrispondenza con l'originale conservato nel proprio archivio, rilasciando una copia conforme (o copia autentica).
Fino alla riforma Cartabia, la copia rilasciata ai fini dell'esecuzione forzata veniva munita della cosiddetta formula esecutiva ex art. 475 c.p.c. e prendeva il nome di copia esecutiva. Dal 28 febbraio 2023, con l'entrata in vigore del D.Lgs. 149/2022, la formula esecutiva è stata abolita: il titolo esecutivo si forma ora con il rilascio della copia (cartacea o del duplicato informatico) attestata conforme all'originale. Non esiste più, quindi, una "copia esecutiva" distinta dalla copia autentica.
La differenza pratica è dunque questa:
| Copia conforme di documento | Copia autentica di atto notarile | |
|---|---|---|
| Originale | In possesso del richiedente | Conservato dal notaio |
| Chi la rilascia | Notaio, segretario comunale, funzionario autorizzato | Solo il notaio rogante (o il suo successore/Archivio) |
| Cosa attesta | Conformità della fotocopia al documento esibito | Conformità alla matrice conservata nel repertorio |
| Costo | 10 – 30 € + bollo | 30 – 100 € + bollo + diritti |
Chi può rilasciare copie conformi
Il D.P.R. 445/2000 individua i soggetti autorizzati a rilasciare copie conformi:
- Il notaio può rilasciare copie conformi di documenti esibiti e copie autentiche degli atti notarili conservati nel proprio repertorio.
- Il segretario comunale o un funzionario incaricato dal Comune può autenticare copie di documenti esibiti dal cittadino o detenuti dall'ente, secondo le regole applicabili.
- Il funzionario pubblico competente può attestare la conformità degli atti formati o conservati dall'amministrazione di appartenenza.
- Il cancelliere del tribunale interviene per gli atti giudiziari e i documenti depositati presso la cancelleria.
L'autocertificazione come alternativa
L'art. 19 del D.P.R. 445/2000 consente una semplificazione significativa nei rapporti con la pubblica amministrazione: il privato può dichiarare, sotto la propria responsabilità, che una copia è conforme all'originale (dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà). Questa facoltà è esercitabile solo nei confronti delle pubbliche amministrazioni e dei gestori di pubblici servizi, non nei rapporti tra privati.
Banche, assicurazioni e soggetti privati possono legittimamente rifiutare l'autocertificazione e richiedere una copia conforme rilasciata da un pubblico ufficiale.
Quando serve la copia conforme
Le situazioni in cui è richiesta una copia conforme certificata da un pubblico ufficiale sono numerose. Le più frequenti:
Documenti per l'estero. Ambasciate, consolati e autorità straniere richiedono copie conformi di documenti italiani, spesso corredate da apostille o legalizzazione. Diplomi di laurea, certificati di nascita, atti di stato civile sono gli esempi più comuni.
Rapporti con istituti di credito. Le banche richiedono copie conformi di atti notarili (rogiti di compravendita, atti di successione, procure) per le verifiche interne. Non accettano fotocopie semplici.
Procedure giudiziarie. Il deposito di documenti in tribunale richiede talvolta copie conformi, soprattutto quando l'originale non può essere acquisito al fascicolo.
Pratiche edilizie e urbanistiche. Le richieste di permessi di costruire, le SCIA e le pratiche catastali possono richiedere copie conformi di atti di proprietà o di titoli abilitativi.
Successioni. La presentazione della dichiarazione di successione all'Agenzia delle Entrate richiede copie conformi del testamento (se presente) e degli atti di proprietà degli immobili caduti in successione.
Contratti pubblici e appalti. La partecipazione a gare d'appalto richiede frequentemente copie conformi di certificazioni, bilanci e documenti societari.
Quante copie servono al rogito
Al momento della stipula di un atto notarile, il notaio rilascia alle parti le copie dell'atto. Il numero di copie necessarie varia in funzione del tipo di atto e delle esigenze delle parti. A titolo indicativo:
Compravendita immobiliare:
- 1 copia per l'acquirente (uso conservazione)
- 1 copia per il venditore (facoltativa, spesso non richiesta)
- 1 copia per la banca (se c'è mutuo)
- 1 copia per l'Agenzia delle Entrate (a cura del notaio)
- Copie per la trascrizione e la voltura (a cura del notaio)
Atto di mutuo:
- 1 copia autentica per la banca, che dal 28 febbraio 2023 vale come titolo esecutivo senza più la formula esecutiva (D.Lgs. 149/2022)
- 1 copia per il mutuatario
- Copie per la registrazione e l'iscrizione ipotecaria (a cura del notaio)
In totale, per un rogito di compravendita con mutuo, il notaio produce mediamente 5-8 copie. Il costo delle copie è generalmente incluso nella parcella notarile complessiva, con l'eccezione delle copie aggiuntive richieste successivamente.
Costi della copia conforme dal notaio
Copia conforme di un documento esibito
Quando ci si rivolge al notaio per ottenere la copia conforme di un documento già in proprio possesso (passaporto, diploma, contratto), i costi sono contenuti:
| Voce | Importo |
|---|---|
| Diritto di autentica | 10 – 30 € per copia |
| Imposta di bollo | 16 € per ogni 4 facciate (o 100 righe) |
| Totale per copia | 26 – 46 € |
Copia autentica di atto notarile
La richiesta di una copia (o di una copia ulteriore) di un atto notarile conservato nel repertorio del notaio ha costi superiori:
| Voce | Importo |
|---|---|
| Diritto di copia | 4 € per facciata |
| Onorario | 20 – 80 € (variabile) |
| Imposta di bollo | 16 € per ogni 4 facciate |
| Diritti di repertorio | Variabili |
| Totale indicativo | 50 – 150 € |
Il costo aumenta per gli atti voluminosi (atti societari, regolamenti condominiali). Per le copie da usare come titolo esecutivo non è più previsto un onere aggiuntivo per la formula esecutiva, abolita dal 28 febbraio 2023 (D.Lgs. 149/2022): è sufficiente la copia autentica attestata conforme all'originale.
Copia conforme digitale
Il notaio può rilasciare copie conformi anche in formato digitale, come documento informatico firmato digitalmente. Il costo è analogo a quello della copia cartacea, con un lieve risparmio sui bolli quando la normativa lo prevede.
L'esenzione dal bollo
Alcune copie conformi sono esenti dall'imposta di bollo. Le esenzioni più rilevanti:
- Copie conformi destinate a pratiche previdenziali e assistenziali (art. 9, Tabella B, D.P.R. 642/1972);
- Copie per procedimenti di adozione;
- Copie rilasciate nell'ambito di procedimenti penali;
- Copie per l'ammissione al gratuito patrocinio.
L'esenzione deve essere dichiarata al momento della richiesta e il notaio annota sull'atto la norma di esenzione applicata.
Domande frequenti
Si può fare la copia conforme al Comune invece che dal notaio?
Sì. Per i documenti in possesso del richiedente, il segretario comunale o un funzionario autorizzato può rilasciare la copia conforme, generalmente a costi inferiori (diritti di segreteria di 0,26 € + bollo 16 €). Questa opzione non è disponibile per le copie di atti notarili, che possono essere rilasciate solo dal notaio o dall'Archivio Notarile.
Quanto tempo ci vuole per ottenere una copia conforme dal notaio?
Per la copia conforme di un documento esibito, il rilascio è generalmente immediato o entro poche ore. Per la copia di un atto notarile conservato nel repertorio, i tempi variano da pochi giorni a una settimana, a seconda della mole di lavoro dello studio.
La copia conforme ha una scadenza?
La copia conforme non ha una scadenza in sé, ma il documento originale potrebbe averla. Se l'originale è un certificato con validità limitata (ad esempio, un certificato anagrafico valido 6 mesi), anche la copia conforme perde utilità alla scadenza del documento originale.
Posso usare l'autocertificazione al posto della copia conforme?
Nei rapporti con la pubblica amministrazione, sì (art. 19 D.P.R. 445/2000). Nei rapporti con privati (banche, assicurazioni, notai), no: il soggetto privato può legittimamente richiedere una copia conforme rilasciata da un pubblico ufficiale.
Serve una copia conforme di un atto notarile? È possibile richiederla direttamente al notaio rogante o, in alternativa, contattare un notaio nella propria zona per l'autenticazione di altri documenti.