Che cosa attesta una copia conforme, e chi la può fare
Conformità all'originale vuol dire che un pubblico ufficiale ha confrontato la copia con l'originale e attesta che corrispondono. La copia autentica, così la chiama la legge, si può produrre al posto dell'originale (art. 18, comma 1, D.P.R. 445/2000); in pratica è una fotocopia o una stampa con in fondo la formula di conformità, la data e il luogo, il numero dei fogli, nome e qualifica di chi la rilascia, la sua firma per esteso e il timbro dell'ufficio, e una firma a margine di ogni foglio intermedio (art. 18, comma 2). Attesta la corrispondenza, non che il contenuto dell'originale sia vero o valido.
La possono rilasciare il pubblico ufficiale che ha emesso l'originale, quello che lo custodisce o quello a cui il documento va presentato, e inoltre il notaio, il cancelliere, il segretario comunale o un altro funzionario incaricato dal sindaco (art. 18, comma 2). Quando la copia serve a un procedimento amministrativo, può autenticarla lo stesso dipendente che riceve la pratica, guardando l'originale, e allora vale solo per quel procedimento (art. 18, comma 3). Il notaio, dal canto suo, attesta la conformità all'originale di copie su carta o su supporto informatico di documenti che gli vengono esibiti in originale o in copia conforme (art. 73 L. 89/1913): la copia conforme digitale esiste, e si chiede nello stesso modo.
Per un documento qualsiasi, un diploma, un contratto, un certificato, di solito la strada più economica è il Comune. Per un atto notarile la copia conforme all'originale la rilascia il notaio che lo conserva, e se l'atto è stato trascritto la Conservatoria rilascia copia della nota e, in alcuni casi, del titolo.
La copia di un atto notarile
L'originale di un rogito o di un testamento pubblico non esce dallo studio: il notaio lo custodisce nella sua raccolta e non lo consegna a nessuno, salvo i casi previsti dalla legge (artt. 61 e 66 L. 89/1913). Fra questi c'è la procura per un solo affare: il notaio può rilasciarla in originale alle parti, come la procura alle liti (art. 70). Negli altri casi alle parti va una copia, e finché il notaio esercita nello stesso distretto è l'unico che può rilasciarne copie, estratti e certificati (art. 67). Quando muore, cessa definitivamente dall'esercizio o si trasferisce in un altro distretto, i suoi atti passano all'Archivio notarile distrettuale (art. 106, n. 5), e da quel momento le copie le rilascia solo l'archivio. Per un atto trascritto c'è anche la Conservatoria, oggi il servizio di pubblicità immobiliare dell'Agenzia delle Entrate. Rilascia a chiunque copia delle note di trascrizione; copia del titolo la rilascia solo se l'originale è depositato presso di lei, oppure presso un notaio o un archivio fuori dalla circoscrizione del tribunale in cui ha sede (art. 2673 c.c.). Per un rogito, il cui originale resta al notaio del distretto, la copia dell'atto si chiede quindi al notaio o all'Archivio notarile. La ricerca si può avviare dalla pagina del Ministero della giustizia dedicata alle copie di atti notarili.
La copia serve anche per l'esecuzione forzata. Prima della riforma il titolo notarile andava speso nella «copia esecutiva», munita di formula esecutiva; il D.Lgs. 149/2022 ha tolto la formula per le esecuzioni avviate dopo il 28 febbraio 2023, e oggi l'atto ricevuto da notaio vale come titolo esecutivo se è rilasciato in copia attestata conforme all'originale o in duplicato informatico (art. 475 c.p.c.).
Per i testamenti vale una regola in più: finché il testatore è in vita, il notaio non li mostra e non ne rilascia copie se non a lui o a chi ha un suo mandato speciale in forma autentica (art. 67, comma 2).
Quando basta l'autocertificazione
Per molti documenti la copia autentica non serve. Con una dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà si può dichiarare, sotto la propria responsabilità, che è conforme all'originale la copia di un atto conservato o rilasciato da una pubblica amministrazione, di una pubblicazione, di un titolo di studio o di servizio, o di un documento fiscale che si è obbligati a conservare (art. 19 D.P.R. 445/2000). Le amministrazioni e i gestori di pubblici servizi sono tenuti ad accettarla (art. 43). Anche la dichiarazione di successione ne approfitta: il testamento va allegato in copia autentica, ma si può sostituire con una copia non autentica accompagnata dalla dichiarazione sostitutiva che ne attesta la conformità, salvo che l'Agenzia delle Entrate chieda l'originale o la copia autentica (art. 30, commi 1 e 3-bis, D.Lgs. 346/1990).
Con banche, assicurazioni e altri privati il discorso cambia. Dal 15 settembre 2020 il testo unico si applica anche ai rapporti con i privati senza che debbano acconsentire (art. 2, modificato dall'art. 30-bis del D.L. 76/2020), e in quel caso la firma sulla dichiarazione va autenticata (art. 21, comma 2). Ma l'obbligo di accettare la dichiarazione la legge lo pone alle amministrazioni e ai gestori di pubblici servizi (art. 43), non a banche e assicurazioni: prima di preparare i documenti conviene chiedere se basta o se serve una copia conforme.
Quanto costa, e quando non si paga il bollo
La voce che non cambia è il bollo. Una copia dichiarata conforme paga l'imposta di bollo di 16 € per ogni foglio (art. 1 della Tariffa allegata al D.P.R. 642/1972), e il foglio è di quattro facciate (art. 5), anche quando l'originale era esente: per le copie l'imposta è dovuta indipendentemente dal trattamento dell'originale, salvo una norma specifica. Il resto dipende da chi rilascia la copia:
- in Comune si aggiungono i diritti di segreteria, un importo modesto fissato per legge;
- dal notaio si paga il suo compenso, che è libero e va indicato prima, per iscritto, in un preventivo (art. 9, comma 4, D.L. 1/2012); su un documento breve la differenza con il Comune la fa soprattutto questo;
- all'Archivio notarile si pagano i diritti di ricerca e di copia fissati per gli archivi, più il bollo.
Le esenzioni dipendono per lo più dall'uso che si fa della copia, e sono elencate nella Tabella B dello stesso decreto. Fra le più comuni: gli atti e i documenti dei procedimenti penali (art. 3), quelli per le assicurazioni sociali obbligatorie, le pensioni e gli assegni familiari (art. 9), quelli delle procedure di tutela dei minori e degli interdetti e dei procedimenti di adozione (art. 13). Va detto a chi rilascia la copia a che cosa serve. Dal 1° gennaio 2027 le regole sul bollo, come quelle sulla dichiarazione di successione citate sopra, passano nel testo unico dei tributi indiretti (D.Lgs. 123/2025): gli articoli richiamati qui andranno letti nei corrispondenti articoli del testo unico.
La copia conforme non scade, ma segue l'originale: un certificato anagrafico vale sei mesi dal rilascio (art. 41 D.P.R. 445/2000), e la sua copia perde utilità insieme a lui. Se il documento deve andare all'estero, dopo la copia conforme serve di solito l'apostille o la legalizzazione, come spiega la guida su apostille e legalizzazione dei documenti. Per le copie di atti che il notaio deve rilasciare, o per autenticare altri documenti, si può cercare un notaio nella propria zona.