Cosa significa autenticare una firma
Autenticare una firma dal notaio costa in genere 50-100 €, e salgono su atti più impegnativi: per una cessione di quote di SRL l'onorario è di 500-1.500 €, e l'operazione completa, imposta di registro compresa, sta fra 916 e 2.136 € (vedi la guida sulla cessione di quote SRL). L'autenticazione della firma (o autenticazione di sottoscrizione) è l'attestazione, da parte di un pubblico ufficiale, che la firma apposta su un documento è stata posta in sua presenza dal soggetto che dichiara di esserne l'autore, dopo che ne è stata accertata l'identità personale (art. 2703 c.c.).
Il notaio, nell'autenticazione, non redige il documento né ne verifica il contenuto nel merito: si limita ad attestare che la firma è autentica e che il firmatario è stato identificato. Questa distinzione rispetto all'atto pubblico è fondamentale e determina un livello diverso di responsabilità, complessità e costo.
Autenticazione vs atto pubblico
La confusione tra i due istituti è diffusa, ma le differenze sono sostanziali:
| Caratteristica | Autenticazione di firma | Atto pubblico |
|---|---|---|
| Redazione del documento | A cura delle parti | A cura del notaio |
| Verifica del contenuto | Formale (liceità) | Sostanziale |
| Testimoni | Non richiesti (salvo casi specifici) | Solo nei casi previsti dalla legge (donazioni, convenzioni matrimoniali, testamenti, parte che non sa o non può firmare) o su richiesta di parte |
| Responsabilità del notaio | Identità del firmatario | Contenuto e forma |
| Costo | Da 50 euro, secondo l'atto | Variabile, generalmente superiore |
| Efficacia probatoria | Fa piena prova della firma | Fa piena prova del contenuto |
Nella scrittura privata autenticata, il contenuto fa fede fino a querela di falso solo per quanto riguarda le dichiarazioni delle parti di cui il notaio dà atto, non per la veridicità intrinseca di tali dichiarazioni. Nell'atto pubblico, invece, fanno piena prova le dichiarazioni rese al notaio e i fatti che il notaio attesta essere avvenuti in sua presenza.
Quando è necessaria l'autenticazione
L'ordinamento richiede l'autenticazione della firma in numerose situazioni:
Atti immobiliari
La compravendita immobiliare può avvenire sia per atto pubblico sia per scrittura privata autenticata (art. 2657 c.c.). In entrambi i casi, l'atto è trascrivibile nei registri immobiliari. Nella prassi, la compravendita per scrittura privata autenticata è meno frequente ma pienamente valida.
Atti societari
- Trasferimento di quote di SRL: l'atto di cessione quote richiede la sottoscrizione autenticata dal notaio (o, dal 2008, anche l'invio telematico da parte di un commercialista iscritto alla sezione A dell'Albo, ma con limitazioni)
- Procure per partecipazione ad assemblee
- Atti di cessione d'azienda
Dichiarazioni sostitutive per la pubblica amministrazione
Alcune dichiarazioni destinate alla pubblica amministrazione richiedono l'autenticazione della firma, sebbene il D.P.R. 445/2000 abbia semplificato molti adempimenti rendendo sufficiente la semplice sottoscrizione con esibizione del documento d'identità. Per queste dichiarazioni e per i passaggi di proprietà dei veicoli la firma può essere autenticata anche in Comune, a un costo molto più basso di quello notarile (marca da bollo e diritti di segreteria).
Atti destinati all'estero
I documenti italiani destinati a produrre effetti all'estero richiedono frequentemente l'autenticazione della firma come primo passo della catena di legalizzazione.
La procedura di autenticazione
Il procedimento è rapido e standardizzato:
- Il firmatario si presenta dal notaio con un documento d'identità valido
- Il notaio verifica l'identità del firmatario
- Il firmatario appone la firma in presenza del notaio
- Il notaio redige la formula di autenticazione ("Io sottoscritto Notaio... certifico e attesto..."), indicando la data, il luogo, il numero di repertorio e le generalità del firmatario
- Il notaio appone il proprio sigillo e la propria firma
L'intero procedimento richiede generalmente pochi minuti. Il notaio non legge il documento al firmatario (a differenza dell'atto pubblico), ma verifica sommariamente che il contenuto non sia contrario alla legge, all'ordine pubblico o al buon costume (art. 28 L. 89/1913).
Costi dell'autenticazione
Per una firma semplice si spendono 50-100 € e per un atto immobiliare 100-200 €, onorario, bolli e diritti di segreteria compresi. Per una cessione di quote di SRL l'onorario è un'altra cosa, 500-1.500 €: il conto completo sta nella guida sulla cessione di quote SRL.
| Tipo di autenticazione | Costo indicativo |
|---|---|
| Autenticazione di firma semplice | 50 - 100 euro |
| Autenticazione per cessione quote SRL | 500 - 1.500 euro di onorario |
| Autenticazione per atto immobiliare | 100 - 200 euro |
| Autenticazione per procura | Inclusa nel costo della procura |
I costi comprendono l'onorario del notaio, i bolli e i diritti di segreteria. Per le cessioni di quote di SRL, l'onorario è più elevato perché il notaio effettua verifiche aggiuntive (iscrizione al Registro delle Imprese, verifica dei poteri, controllo antiriciclaggio).
Copia conforme
La copia conforme all'originale è la riproduzione di un documento con l'attestazione notarile che la copia è identica all'originale esibito. Non è un'autenticazione di firma in senso proprio, ma un servizio notarile distinto e frequentemente richiesto.
La copia conforme è necessaria quando un ente richiede un documento originale che il titolare non può consegnare (ad esempio, un diploma, un certificato, un atto di proprietà). Il notaio confronta la copia con l'originale e attesta la conformità.
Costo indicativo: 26-46 euro per documento, comprensivo di onorario e bolli.
Possono rilasciare copie conformi anche i segretari comunali e (per i documenti conservati nei rispettivi archivi) i funzionari delle pubbliche amministrazioni.
Apostille e legalizzazione
I documenti notarili italiani destinati a paesi esteri richiedono un'ulteriore certificazione:
Apostille (Convenzione dell'Aja, 5 ottobre 1961)
Per i paesi aderenti alla Convenzione dell'Aja, l'apostille è una certificazione standardizzata che attesta l'autenticità della firma del notaio e la sua qualità di pubblico ufficiale. In Italia, l'apostille è rilasciata dalla Procura della Repubblica competente per territorio.
Costo: marca da bollo da 16 euro. Tempi: da 1 a 5 giorni lavorativi, variabili per ufficio.
Legalizzazione consolare
Per i paesi non aderenti alla Convenzione dell'Aja, è necessaria la legalizzazione consolare: trattandosi di un atto notarile, la firma del notaio viene prima legalizzata dalla Procura della Repubblica competente per territorio e poi dal consolato o dall'ambasciata del paese di destinazione. La procedura è più lunga e costosa.
Autenticazione digitale
L'evoluzione normativa ha introdotto la possibilità di autenticazione della firma digitale. Il notaio può autenticare la firma digitale apposta con un dispositivo qualificato (smart card, token USB) ai sensi del Codice dell'Amministrazione Digitale (D.Lgs. 82/2005, art. 25). L'atto assume la medesima efficacia della scrittura privata autenticata tradizionale.
Nella prassi, l'autenticazione della firma digitale è utilizzata prevalentemente per gli atti societari (cessioni di quote SRL, deposito di bilanci) e per la trasmissione telematica degli atti al Registro delle Imprese.
Domande Frequenti
Qualsiasi firma può essere autenticata dal notaio?
Il notaio può autenticare la firma su qualsiasi documento il cui contenuto non sia contrario alla legge, all'ordine pubblico o al buon costume. Il notaio deve rifiutare l'autenticazione se il contenuto del documento è manifestamente illecito. Non è invece tenuto a verificare la veridicità delle dichiarazioni contenute nel documento.
L'autenticazione della firma ha una scadenza?
L'autenticazione della firma non ha una scadenza di per sé. Tuttavia, il documento su cui è apposta la firma potrebbe avere una validità temporale propria (ad esempio, una procura con termine). Inoltre, alcuni enti esteri richiedono che l'apostille sia recente (entro 3 o 6 mesi).
Si può autenticare una firma già apposta in precedenza?
No. L'autenticazione presuppone che la firma venga apposta in presenza del notaio. Se il documento è già stato firmato, il firmatario deve riconoscere la propria firma in presenza del notaio e sottoscriverne una nuova copia, oppure confermare la firma precedente con apposita dichiarazione.
Utilizza il calcolatore per la compravendita per stimare i costi complessivi dell'atto in cui l'autenticazione è necessaria.
Fonti e riferimenti normativi: