Che cosa attesta chi autentica una firma
Autenticare una firma significa far attestare a un pubblico ufficiale che la sottoscrizione è stata apposta in sua presenza, dopo che ha accertato l'identità di chi firma (art. 2703 c.c.). Il documento non diventa un atto pubblico: resta una scrittura privata, scritta dalle parti, ma la firma autenticata si ha per riconosciuta, e la scrittura fa piena prova, fino a querela di falso, del fatto che quelle dichiarazioni vengono da chi l'ha firmata (art. 2702 c.c.). Del contenuto il notaio non risponde come se lo avesse redatto lui. Che cosa cambia rispetto a un atto che il notaio riceve e scrive è spiegato nella guida su atto pubblico e scrittura privata autenticata.
Qualche controllo sul contenuto però c'è sempre. Il notaio non può autenticare atti espressamente proibiti dalla legge o manifestamente contrari al buon costume o all'ordine pubblico (art. 28 L. 89/1913), e deve rifiutarsi anche se il testo lo hanno scritto altri. Non verifica invece che quanto dichiarato sia vero.
Quando serve, e quando basta il Comune
La legge chiede la firma autenticata soprattutto quando l'atto deve finire in un pubblico registro:
- per trascrivere nei registri immobiliari una compravendita o un altro atto su un immobile, che può essere fatto per atto pubblico o per scrittura privata con firma autenticata (art. 2657 c.c.), e per iscrivere un'ipoteca concessa con scrittura privata (art. 2835 c.c.);
- per cedere quote di SRL: l'atto con firme autenticate va depositato dal notaio al Registro delle imprese entro trenta giorni (art. 2470 c.c.); in alternativa si può firmare digitalmente e far depositare l'atto da un intermediario abilitato, di solito un commercialista (art. 36, comma 1-bis, D.L. 112/2008);
- per vendere o affittare un'azienda di un'impresa soggetta a registrazione, perché il contratto va depositato al Registro delle imprese in forma pubblica o autenticata (art. 2556 c.c.);
- per le procure: la procura deve avere la forma prescritta per l'atto (art. 1392 c.c.); per una compravendita da trascrivere, poi, i registri accettano solo titoli in forma pubblica o autenticata (art. 2657 c.c.), quindi nella pratica serve almeno l'autentica. Tipi e costi sono nella guida completa alla procura notarile.
Due casi frequenti non richiedono il notaio. Chi vende un'auto, una moto o un altro bene mobile registrato può farsi autenticare la firma anche in Comune o a uno sportello telematico dell'automobilista, che la rilasciano gratuitamente, salvo i diritti di segreteria, nello stesso giorno della richiesta (art. 7 D.L. 223/2006). Anche una dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà da presentare a un privato, o usata da un terzo per riscuotere un beneficio economico, si fa autenticare dal notaio ma anche dal cancelliere, dal segretario comunale, dal dipendente addetto a ricevere la documentazione o da un altro dipendente incaricato dal Sindaco (art. 21, comma 2, D.P.R. 445/2000); verso la pubblica amministrazione, invece, basta firmare davanti al dipendente addetto o allegare una copia del documento d'identità (art. 38, comma 3).
Come si svolge, anche con la firma digitale
Chi firma si presenta di regola con un documento d'identità valido, il notaio accerta chi è, e la firma si appone davanti a lui. Sotto le firme il notaio scrive l'autentica, con la dichiarazione che le firme sono state apposte in sua presenza, la data e il luogo, e firma anche i fogli intermedi (art. 72 L. 89/1913); l'autenticazione va annotata nel repertorio degli atti tra vivi (art. 62). Per regola deontologica, poi, il notaio legge la scrittura alle parti, salvo che lo dispensino espressamente, e nell'autentica menziona la lettura o la dispensa (art. 41 dei Principi di deontologia professionale del Consiglio Nazionale del Notariato). Una firma messa prima, a casa, non si può autenticare: la legge chiede che sia apposta davanti al pubblico ufficiale, quindi va ripetuta.
Dopo l'autentica, la scrittura torna alle parti, salvo che chiedano di lasciarla al notaio o che sia soggetta a pubblicità immobiliare o commerciale, come una compravendita o una cessione di quote: quelle restano conservate dal notaio (art. 72 L. 89/1913).
L'autentica può riguardare anche una firma elettronica. Il notaio può autenticare una firma digitale o un'altra firma elettronica avanzata, anche acquisendo in digitale la sottoscrizione autografa, e attesta la validità del certificato usato e che il documento non contrasta con l'ordinamento (art. 25 D.Lgs. 82/2005, richiamato dall'art. 47-bis L. 89/1913). Anche così la firma va apposta in presenza del notaio: la stipula a distanza in videoconferenza è ammessa per la costituzione di SRL e SRL semplificate con conferimenti in denaro, non per le autentiche in generale, come spiega la guida su firma digitale e atto notarile online.
Quanto costa, e se il documento va all'estero
Dal notaio si pagano due cose. L'imposta di bollo dipende dall'atto: 16 € per ogni foglio di quattro facciate sulle autentiche che non passano dalla registrazione telematica (art. 1 della Tariffa e art. 5 del D.P.R. 642/1972), salvo che l'atto sia esente. Sugli atti che il notaio registra per via telematica si paga invece un importo forfettario: 230 € per i trasferimenti di immobili, 155 € per gli altri atti con formalità nei registri immobiliari (per esempio un'ipoteca), 156 € per gli atti delle società, 30 € per le procure, 15 € per le cessioni di quote, 45 € per tutti gli altri atti (art. 1, commi 1-bis e 1-bis.1, della Tariffa). Dal 1° gennaio 2027 queste regole passano nel testo unico dei tributi indiretti (D.Lgs. 123/2025), che cambia gli articoli da citare; fino ad allora valgono i riferimenti qui indicati. Il compenso, invece, non ha una tariffa: le tariffe professionali sono abrogate e il notaio deve comunicare in forma scritta, prima dell'incarico, un preventivo con tutte le voci di costo (art. 9, commi 1 e 4, D.L. 1/2012). Un'autentica su una scrittura breve e un'autentica su una cessione di quote, dove il notaio controlla i poteri di chi firma e cura il deposito, non costano la stessa cifra: il conto di quest'ultima è nella guida sulla cessione di quote SRL. Se l'atto autenticato è una compravendita, si aggiungono le imposte del trasferimento, che si possono stimare con il calcolatore.
In Comune l'autentica della vendita di un veicolo è gratuita, salvo i diritti di segreteria (art. 7 D.L. 223/2006); come dal notaio, si aggiunge l'imposta di bollo se il documento la sconta.
Se il documento è destinato all'estero, alla firma del notaio si aggiunge l'apostille per i Paesi che aderiscono alla Convenzione dell'Aja del 5 ottobre 1961, o la legalizzazione per gli altri. Per gli atti notarili le rilascia la Procura della Repubblica competente, e non tutte le Procure applicano le stesse regole sui costi: quella di Bari, per esempio, dichiara il servizio esente da costi, lasciando a carico del richiedente solo il bollo dovuto sul documento. L'autentica della firma non scade, ma l'ufficio straniero può chiedere un documento recente. Procedura e tempi sono nella guida su apostille e legalizzazione dei documenti, mentre per le copie da presentare al posto di un originale c'è quella sulla copia conforme dal notaio.