Molti usano "atto notorio" e "dichiarazione sostitutiva di atto notorio" come sinonimi. Non lo sono. Il primo è un atto pubblico con testimoni e giuramento; la seconda è una dichiarazione che l'interessato firma da solo. Sapere quale delle due serve evita un appuntamento inutile, e a volte una spesa.
L'atto notorio: testimoni, giuramento, pubblico ufficiale
L'atto di notorietà è la dichiarazione che alcune persone rendono sotto giuramento, davanti a un pubblico ufficiale, su fatti di cui sono a conoscenza. Secondo il Ministero della giustizia lo ricevono il cancelliere e il notaio, e si presenta con due testimoni maggiorenni, capaci e senza interesse nell'atto. Non possono esserlo, tra gli altri, i parenti e gli affini del notaio o di chi richiede l'atto (in linea retta di qualunque grado, in linea collaterale fino al terzo), il coniuge dell'uno o dell'altro e chi non sa o non può firmare (art. 50 L. 89/1913, che rinvia ai gradi dell'art. 28): in una successione, quindi, i parenti stretti degli eredi che chiedono l'atto non vanno bene come testimoni. Il caso tipico è quello degli eredi: i testimoni dichiarano che una persona è morta e chi sono i suoi eredi.
Ricevuto dal notaio, l'atto notorio è un atto pubblico (art. 2699 c.c.). Fa piena prova, fino a querela di falso, della sua provenienza, delle dichiarazioni rese davanti al notaio e dei fatti che il notaio attesta avvenuti in sua presenza (art. 2700 c.c.). Prova, cioè, che i testimoni hanno dichiarato quelle cose, non che fossero vere. E chi giura il falso ne risponde penalmente.
La dichiarazione sostitutiva: gratuita, e dal 2020 senza il consenso dei privati
La dichiarazione sostitutiva prende il posto dell'atto notorio per stati, qualità personali e fatti che l'interessato conosce direttamente; se la rende nel proprio interesse, può riguardare anche altre persone (art. 47 D.P.R. 445/2000). Niente testimoni e niente giuramento: la firma l'interessato. Verso una pubblica amministrazione o un gestore di pubblici servizi la si sottoscrive davanti al dipendente addetto, oppure la si consegna con la copia di un documento d'identità (art. 38, terzo comma). È esente dall'imposta di bollo (art. 37).
Le amministrazioni devono accettarla, o acquisire d'ufficio le stesse informazioni (art. 43). Per la dichiarazione di successione all'Agenzia delle Entrate, quindi, basta.
Con i privati il quadro è cambiato nel 2020.
L'art. 2 del Testo unico applicava le sue regole ai soli privati "che vi consentono"; l'art. 30-bis del D.L. 76/2020, convertito dalla L. 120/2020, ha tolto quelle parole dal 15 settembre 2020. Da allora il Testo unico regola anche la presentazione di dichiarazioni sostitutive a banche, assicurazioni e altri privati, senza che serva il loro consenso. L'obbligo di accettarle, però, il testo lo scrive per le amministrazioni e i gestori di pubblici servizi (art. 43), non per i privati, e se una banca possa ancora chiedere un altro documento è discusso: conviene domandare prima quale prova accetta. Verso un privato la firma va autenticata da un notaio, un cancelliere, un segretario comunale, il dipendente addetto a ricevere la documentazione o un altro dipendente incaricato dal sindaco (art. 21, secondo comma).
Chi dichiara il falso risponde ai sensi del codice penale (art. 76 D.P.R. 445/2000), perché la dichiarazione si considera fatta a pubblico ufficiale. Il reato è di norma la falsità ideologica del privato in atto pubblico, punita dall'art. 483 c.p. con la reclusione fino a due anni. L'art. 76 aggiunge un aggravamento: dal D.L. 34/2020 (art. 264) la pena prevista dal codice è aumentata da un terzo alla metà. La cornice da uno a sei anni che a volte si legge riguarda un altro reato, la falsità materiale del pubblico ufficiale (art. 476 c.p.), che il privato che dichiara non commette.
Banche, trascrizioni, estero: quando serve ancora il notaio
Con la morte del titolare di un conto, la banca non può pagare le somme agli eredi né operare sui titoli finché non riceve la prova che la dichiarazione di successione è stata presentata, o la dichiarazione scritta che non era dovuta (art. 48, commi 3 e 4, D.Lgs. 346/1990). Fa eccezione solo lo svincolo delle somme che servono a pagare le imposte ipotecarie, catastali e di bollo, che la banca deve consentire anche prima all'erede unico di età non superiore a 26 anni, quando nell'asse ci sono immobili (art. 48, comma 4-bis). Poi deve sapere chi sono gli eredi e con quali quote.
Quale documento può chiedere, per saperlo? Dopo la modifica del 2020 la dichiarazione sostitutiva con firma autenticata è uno strumento previsto anche verso la banca; nella pratica, però, può capitare che l'istituto chieda comunque l'atto notorio, soprattutto con un testamento, eredi minorenni o somme rilevanti. Conviene chiedere per iscritto quale documento accetta, prima di fissare un appuntamento.
Per la trascrizione dell'accettazione dell'eredità la L. 182/2025, in vigore dal 18 dicembre 2025, ha aggiunto una via nell'art. 2648 del Codice Civile (art. 41). La trascrizione dell'accettazione tacita, o dell'acquisto della qualità di erede per possesso dei beni (art. 485 c.c.), può basarsi su una dichiarazione sostitutiva dell'erede. Non basta però la dichiarazione firmata da soli: deve essere contenuta in un atto pubblico o in una scrittura privata autenticata. Il percorso completo è nella guida per vendere una casa ereditata.
All'estero la dichiarazione sostitutiva, che è un istituto italiano, in genere non serve.
L'atto notorio, in quanto atto pubblico, si può invece munire di apostille secondo la Convenzione dell'Aja del 5 ottobre 1961, o legalizzare. Per le successioni transfrontaliere esiste poi il certificato successorio europeo (Regolamento UE 650/2012), che in Italia rilascia il notaio (art. 32 L. 161/2014). È pensato per essere usato in un altro Stato membro e non sostituisce i documenti interni (art. 62 del regolamento); non vale in Danimarca e in Irlanda, che non partecipano al regolamento.
Quanto costa
La dichiarazione sostitutiva non costa nulla, salvo l'autenticazione della firma quando serve. Per l'atto notorio in cancelleria il Ministero della giustizia indica una marca da bollo da 16 € sull'originale e, per la copia, 16 € più 11,80 € di diritti (35,40 € se urgente); presso il giudice di pace i diritti sono dimezzati, e gli atti notori per uso divorzio sono esenti dal bollo. Dal notaio si paga il compenso, che è libero e va chiesto prima con un preventivo scritto (art. 9, comma 4, D.L. 1/2012), più le imposte dell'atto. L'atto notorio ricevuto dal notaio sconta l'imposta di bollo: 45 € forfettari quando è registrato con procedura telematica (art. 1, comma 1-bis.1, n. 4, della Tariffa allegata al D.P.R. 642/1972), e con la registrazione si aggiunge l'imposta di registro. Non c'è obbligo di registrazione per gli «atti e documenti formati per l'applicazione, riduzione, liquidazione, riscossione, relazione e rimborso delle imposte e tasse» (art. 5 della Tabella allegata al D.P.R. 131/1986): se l'atto notorio chiesto dalla banca per rilasciare agli eredi la certificazione dei rapporti del defunto rientri in questa voce dipende dall'uso a cui è destinato, ed è il notaio a valutarlo. Conviene farsi indicare le imposte nel preventivo. Rispetto alla cancelleria, di solito, si ottiene un appuntamento concordato e l'atto nello stesso giorno. Qui si spiega come leggere il preventivo del notaio.