Documenti per la procura institoria

Modulo dello studio notarile con i dati identificativi del mandante e del titolare effettivo della procura, incluso lo scopo dell'atto e la fonte dei poteri conferiti.

Dove si ottiene

Fornito dallo studio notarile prima dell'atto. Compilato e firmato dal mandante. Il notaio verifica un documento d'identità e conserva copia per 10 anni ex art. 31 D.Lgs. 231/2007.

Costo indicativo

Gratuito (a cura dello studio notarile)

Validità

Valido per l'atto in corso

Se manca

Senza adeguata verifica il notaio non può rogare la procura (art. 42 D.Lgs. 231/2007). Sanzioni 2.000-50.000 € a carico del notaio.

Fonte: Normativa antiriciclaggio · Ordinamento del notariato — identificazione parti, forma degli atti (artt. 47-49)

Autodichiarazione del mandante sul titolare effettivo della procura (di norma il mandante stesso, salvo intermediazione) e sullo status di Persona Politicamente Esposta (PEP).

Dove si ottiene

Resa in atto dal mandante su modulo dello studio. Per le procure speciali sottostanti a un atto di vendita / acquisto / bancario, il titolare effettivo è di norma il mandante stesso (chi beneficia economicamente dell'operazione).

Costo indicativo

Gratuito

Validità

Valida per l'atto in corso

Se manca

Senza dichiarazione il notaio non può rogare. Dichiarazione mendace: responsabilità penale ex art. 76 DPR 445/2000 (reclusione fino a 6 anni).

Fonte: Normativa antiriciclaggio · Testo Unico documentazione amministrativa (autocertificazioni)

Tessera sanitaria o tesserino di codice fiscale del mandante. Necessario per registrazione dell'atto presso l'Agenzia delle Entrate.

Dove si ottiene

Già in possesso del mandante. Per stranieri non residenti senza CF: richiesta gratuita all'Agenzia delle Entrate (tramite delega al notaio) prima dell'atto. Tempi: 1-3 giorni.

Costo indicativo

Gratuito

Validità

Permanente (CF non scade)

Se manca

Senza CF non si registra l'atto e non si paga l'imposta di registro (richiesta per procure generale e institoria).

Copia documento e codice fiscale del mandatario. Serve al notaio per redigere l'atto con esattezza ma il mandatario NON deve presenziare alla stipula.

Dove si ottiene

Fornita dal mandante (chi conosce il mandatario). Anche fotocopia fronte/retro o file PDF: la procura è atto unilaterale, il mandatario non comparisce davanti al notaio.

Costo indicativo

Gratuito

Validità

Dati attuali alla data dell'atto

Se manca

Errori nei dati del mandatario rendono difficoltosa l'identificazione al momento dell'esercizio dei poteri (banca, controparte) — possibile rifiuto.

Fonte: Codice civile — ipoteca (artt. 2808-2899), comunione (art. 184), accollo (art. 1273)

Carta d'identità, passaporto o patente in corso di validità del mandante. Il notaio verifica originale e trascrive estremi nell'atto.

Dove si ottiene

Documento personale già in possesso del mandante. Per stranieri: passaporto + permesso di soggiorno se residenti in Italia; passaporto + visto se non residenti.

Costo indicativo

Già in possesso (rinnovo CIE 22,21 €)

Validità

Documento in corso di validità alla data dell'atto

Se manca

Senza documento valido il notaio non può identificare il mandante e l'atto non si stipula (art. 49 L. 89/1913).

Fonte: Ordinamento del notariato — identificazione parti, forma degli atti (artt. 47-49)

Elenco scritto e dettagliato di tutto ciò che il mandatario potrà fare a nome del mandante. Va specificato cosa NON può fare se serve limitazione.

Dove si ottiene

Bozza preparata dallo studio notarile sulla base delle istruzioni del mandante. La specificità è cruciale: una procura speciale generica per 'tutti gli atti' è interpretata restrittivamente dalla giurisprudenza.

Costo indicativo

Gratuito (incluso nell'onorario notarile)

Validità

Definita nell'atto stesso

Se manca

Poteri non specificati = atti compiuti dal mandatario potenzialmente nulli per eccesso di mandato (art. 1398 c.c.). Controparte può rifiutare.

Fonte: Codice civile — ipoteca (artt. 2808-2899), comunione (art. 184), accollo (art. 1273)

Indicazione della durata (a tempo determinato o indeterminato), eventuali condizioni risolutive e modalità di revoca anticipata (art. 1723 c.c.).

Dove si ottiene

Definita dal mandante nelle istruzioni allo studio notarile. In assenza di termine la procura speciale si estingue con il compimento dell'atto; la generale permane fino a revoca espressa o morte del mandante.

Costo indicativo

Gratuito

Validità

Definita nell'atto

Se manca

Senza termine la procura generale resta in vigore a tempo indeterminato — esposizione del mandante a rischi se i rapporti col mandatario cambiano.

Fonte: Codice civile — ipoteca (artt. 2808-2899), comunione (art. 184), accollo (art. 1273)

Visura camerale dell'impresa, descrizione del ramo di azienda preposto al mandatario (institore) ed elenco degli atti che potrà compiere ex art. 2203 c.c.

Dove si ottiene

Visura tramite registroimprese.it. La descrizione dell'ambito di preposizione (ramo aziendale, sede, limiti) è redatta dal mandante imprenditore con il supporto del notaio.

Costo indicativo

5-10 € (visura) + onorario notarile

Validità

Aggiornata alla data dell'atto

Se manca

Senza precisa preposizione il terzo che contratta con l'institore non può fare affidamento sui poteri di rappresentanza (art. 2206 c.c.).

Fonte: Codice civile — ipoteca (artt. 2808-2899), comunione (art. 184), accollo (art. 1273)

Decisione tra atto pubblico (notaio + eventuali testimoni) e scrittura privata autenticata (solo autenticazione delle firme). La forma deve rispettare l'atto sottostante.

Dove si ottiene

Concordata con il notaio in fase di istruttoria. Atto pubblico più costoso ma indispensabile per atti complessi (donazioni, costituzioni di società). Scrittura privata autenticata sufficiente per compravendite, mutui, atti bancari.

Costo indicativo

Definita nell'onorario notarile (variabile per forma)

Validità

Definita nell'atto

Se manca

Forma errata = procura nulla per l'atto sottostante (art. 1392 c.c.). Esempio: scrittura privata semplice per vendere immobile = nullità.

Fonte: Codice civile — ipoteca (artt. 2808-2899), comunione (art. 184), accollo (art. 1273) · Ordinamento del notariato — identificazione parti, forma degli atti (artt. 47-49)

Due testimoni capaci e indipendenti, identificati dal notaio. Richiesti solo se il mandante è cieco / sordo / muto / non sa firmare, o se richiesti dalle parti.

Dove si ottiene

Persone maggiorenni che non siano parenti del notaio fino al quarto grado né interessate all'atto. Lo studio notarile può fornirli su richiesta. NON richiesti per la procura ordinaria firmata da mandante in piena capacità.

Costo indicativo

Gratuito (se forniti dallo studio)

Validità

Presenti al momento della stipula

Se manca

Assenza di testimoni quando obbligatori = nullità dell'atto pubblico (art. 58 L. 89/1913). Solo per i casi previsti dall'art. 48 L. 89/1913.

Fonte: Ordinamento del notariato — identificazione parti, forma degli atti (artt. 47-49)

Procura speciale: bollo 16 € per foglio su originale e copia conforme (32 € tipico). Generale e institoria: bollo forfettario 30 € con la registrazione. Diritti Archivio Notarile 4,60 €.

Dove si ottiene

Trattenuti dal notaio in sede di stipula. Sulle procure registrate il forfait copre l'originale e la copia per la registrazione, non la copia conforme del mandatario. Gli archivi notarili conservano gli originali per legge.

Costo indicativo

32 € bolli (speciale) + 4,60 € archivio

Validità

Pagati alla stipula

Se manca

Senza bolli l'atto non si perfeziona. L'Archivio Notarile rifiuta il deposito se i diritti non sono saldati.

Fonte: Testo Unico dell'imposta di registro

Imposta di registro in misura fissa 200 € ex DPR 131/1986 sulle procure generali e institorie (soggette a registrazione in termine fisso 30 giorni).

Dove si ottiene

Versata dal notaio tramite Modello F24 contestualmente alla registrazione telematica dell'atto. Le procure speciali per atto unico sono di norma registrate solo in caso d'uso (200 € al momento).

Costo indicativo

200 € fissi + 30 € bollo forfettario

Validità

Pagata entro 30 giorni dalla stipula

Se manca

Omessa registrazione: sanzione al notaio, obbligato (art. 10 DPR 131/1986), del 120% dell'imposta, minimo 250 €; 45%, minimo 150 €, con ritardo entro 30 giorni (art. 69). Resta valida: il difetto è fiscale, ma un pubblico ufficiale non può allegarla a un suo atto finché non è registrata (art. 65).

Fonte: Testo Unico dell'imposta di registro

Copia conforme rilasciata dal notaio, firmata e timbrata, da consegnare al mandatario per essere esibita alla controparte (banca, controparte compravendita, ecc.).

Dove si ottiene

Rilasciata dal notaio successivamente alla registrazione (se richiesta) o subito dopo la stipula. La copia autentica ha lo stesso valore probatorio dell'originale (art. 2715 c.c.).

Costo indicativo

16 € di bollo per foglio + onorario copia (≈30 €)

Validità

Permanente fino a revoca

Se manca

Senza copia autentica il mandatario non può esercitare i poteri davanti a terzi — la procura in originale resta presso l'Archivio Notarile.

Fonte: Ordinamento del notariato — identificazione parti, forma degli atti (artt. 47-49) · Codice civile — ipoteca (artt. 2808-2899), comunione (art. 184), accollo (art. 1273)

Deposito della procura institoria al Registro Imprese del distretto entro 30 giorni dalla stipula ex art. 2206 c.c. — opponibilità ai terzi.

Dove si ottiene

Il notaio trasmette telematicamente la procura tramite ComUnica alla Camera di Commercio competente. Diritti camerali e bolli di segreteria a carico del mandante.

Costo indicativo

90 € diritti camerali + 65 € bolli

Validità

Iscrizione permanente fino a cancellazione

Se manca

Senza iscrizione la procura institoria non è opponibile ai terzi (art. 2206 c.c.) — il preponente risponde comunque per atti del falsus procurator.

Fonte: Codice civile — ipoteca (artt. 2808-2899), comunione (art. 184), accollo (art. 1273)

L'originale resta presso lo studio notarile per 10 anni ex L. 89/1913, poi passa all'Archivio Notarile del distretto. Sempre richiedibile copia autentica.

Dove si ottiene

Trasferimento automatico a cura del notaio decorsi 10 anni dalla stipula. Per richiedere copia: domanda all'Archivio Notarile del distretto con CF + 32 € bolli + diritti.

Costo indicativo

Gratuito (trasferimento); 32 € + 15 € copia

Validità

Conservazione permanente

Se manca

Il trasferimento è automatico per legge. Il mandante che perde la copia autentica può sempre ottenerne una nuova dall'Archivio.

Fonte: Ordinamento del notariato — identificazione parti, forma degli atti (artt. 47-49)